複数名へのメールの書き方・宛名とマナー【ビジネスメール・メルマガ】(例文あり)

公開日:2022/10/07  更新日:2022/10/26
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ビジネスの場面では、メールを送信するときに宛先が複数名になることも珍しくありません。

そんなとき、個人名を連名で書くべきか、「各位」と書くべきか...

さまざまなパターンがあるため、メールを使い慣れている方であっても迷うことが多いのではないでしょうか。

そこで本コラムでは、主にビジネスの場面において直面するいくつかのシーンを想定し、それぞれに適したメールの送り方を解説しています。

メールの送り方を基本から学びたい方や、いざという時のお助けコラムとしてお役立てください。



1.メールの宛名における基本的なマナー


基本的な宛名ルールは、「会社名 部署名 肩書 名前 敬称」と覚えてましょう。

以下のように記載することが基本のマナーとなります。

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2.複数名にメールを送る際の基本的なマナー

ビジネスシーンでよくあるパターンに分けて、書き方をご紹介しています。ご自身の状況に合わせて参考にしてみてください。

2-1.社外の人(取引先等)-宛先が「同じ会社」

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送り先の相手が全員同じ会社の場合は、最初に会社名を記載し、そのあとに部署名、名前を記載します。注意点としては、相手の役職順に名前を並べる必要があるということです。

メールを書く際は役職を意識し、最後にもチェックをするようにしましょう。


2-2.社外の人(取引先等)-宛先が「別の会社」

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送り先の相手の会社が異なる場合は、会社名や部署名などで宛名を分け、役職の高い順に記載しましょう。会社横断のプロジェクトなどに携わると、このように別の会社の複数名にメールを送る場面が出てきます。


また、人数が多く、宛名が長くなってしまいそうな場合は、人物名を横書きにするのもOKです。

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このとき、名前の間に句点(、)を打つケースを見ることがありますが、あまり良い印象を持たない人もいるようです。

名前と名前の間はスペース(  )を空けるのが良いでしょう。


また、別の会社の複数名に送る際に注意すべきなのが、記載する会社名の順番です。

例えば、一方がクライアントで、もう一方が協力会社であるなどの場合では、最初にクライアントの方を記載すべきです。

しかし、メインの相談先が協力会社であるなどの場合は、TOやCCをうまく使い分けて、TOには「メインで情報を伝えたい相手」、CCには「情報を共有したい相手」を設定するなどして、TOに設定した相手を宛名の最初に書くようにしましょう。

メールの目的に応じて、宛先の順番を変えることは可能だということを覚えておきましょう。

2-3.宛名が4~5名以上になるとき(「各位」を使用する)


目安として、宛先(TO)が4~5名以上の際には「各位」を使用します。「各位」とは、2人以上の複数人を対象に、それぞれの人に敬意を表す語と定義されています。

なお、「各位」は敬意を含む言葉のため、「各位様」「各位殿」など敬称をつけるのは誤りになります。

「各位」を使用する際は注意が必要?

大人数宛のメールにおいては何かと便利な「各位」ですが、便利さゆえに発生してしまうデメリットもあります。

それは、メールの内容が見逃されやすくなってしまうという点です。

個人宛でないと、どうしても返信が漏れてしまう可能性が高くなるため、「返信してほしい」「対応してほしい」など、メール受信者にとってもらいたいアクションを明確に記載するようにしましょう。


特定の人へ依頼事項がある場合の書き方

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大人数にメールを送る場合、共有事項の中に特定の人に対して依頼したいことが含まれるケースもあるかと思います。

そのような場合は、以下のように記号(>など)を使用し、個人宛の依頼事項を入れ込むことで見逃されにくくなります。


 

2-4.社内の人(他部署等)

社内向けのメールでは、社外向けほど厳しく定義されているものはありません。社内のルールに準じて送るのが良いでしょう。

個人宛の場合は「役職名」「○○さん」などの敬称を使用しましょう。

複数名宛であり、相談先の部署が明確になっている場合や、部署全体に周知したい内容がある場合は「各位」を使用しましょう。


 

2-5.学生(就職活動・インターンなど)

就職活動やインターンに参加する際の連絡手段がメールになることも多いと思います。学生の方の中には、「初めてビジネス向けのメールを書く機会になる」という方もいるのではないでしょうか。

そんな時に使える、採用担当者宛のメール宛先のマナーをご紹介します。

・相手の部署が分かっている場合

名刺交換などをして部署が分かっている場合は、部署名と担当領域を宛名に記載します。

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・相手の部署が分からない場合

就職活動中のやりとり等では部署が分からない場合も多いです。その場合は、「採用担当」等、自分と関わっている担当業務を記載します。

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・担当者が複数名いる場合

担当が複数名いる場合や、メイン担当が明らかではない場合には「各位」を使用します。

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※「各位」を使用するとき、「採用ご担当者様 各位」などと敬語を使ってしまうと二重敬語となります。注意しましょう。

3.大人数宛にメールを送る際は「宛名差し込み機能」が便利!


業務内容によっては、10人を超えるような大人数に対し、個人宛のメールを送ることもありますよね。例えば、中小規模のイベントを主催して社外に情報発信をするときなどが挙げられます。

そんな時に役立つのが、メール配信システムを使用した「宛名差し込み機能」です。

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個人宛のメールで、かつ送信対象が10人以上になる場合は、宛名を一名ずつ記載するよりも、メール配信システムを利用して、自動で宛名を差し込んだ方が簡単にメールを送信できます。

また、個人用のメールソフトは元々大量の宛先への送信を想定していないため、利用するサービス・システムによっては同時送信できる宛先数に制限がかかるケースもあります。

小さなミスにより個人情報が流出するなどの事象を未然に防ぐためにも、ぜひ知っていただきたい機能です。


▼メール配信システムでできることを簡単にまとめています▼

「5分でわかる!メール配信システムとは?」

メール配信システムとは、通常のメールソフトでは困難な、メールの一斉配信やマーケティングデータの収集に役立つツールです。

簡単に宛名を差し込めるだけでなく、プロジェクトごとにメールを配信するリストを作成しておけば、宛先の設定ミスや誤送信などのリスクを下げることができるでしょう。


そもそも、一斉送信は情報漏洩のリスクが高いということも覚えておかなければなりません。

2020年9月には、とある自治体が主催するイベントの関係者のメールアドレス94件を誤ってCCに設定してしまい、個人情報が流出したという事象が発生しました。ビジネスにおいて、そのような事態は会社全体の信用を落としかねない重大な問題に発展することもあります。

そのようなリスクを避けるためにも、大人数にメールを配信する機会が多いのであれば、メール配信システムの導入を検討するのが良いでしょう。

大手企業に選ばれ続けているメール配信システム Cuenote FC

4.CC・BCCについて

4-1.TO・CC・BCCの役割

まずは下記の表でTO・CC・BCCの使い方や役割をまとめています。

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参考:TO、CC、BCCの特徴と違い |ビジネスメールの教科書 (business-mail.jp)


「TO」にはメインで連絡を取りたい人、「CC」には内容を共有したい人、「BCC」は相手のアドレスを伏せて内容を共有したい人(複数の相手に一斉送信する際など)を入れるということを覚えておきましょう。


4-2.CCに設定した人を宛名に加えるとき

基本的には、CCに設定した人を宛名に加える必要はありません。

しかしTO(宛先)の人や、CCの人に対して「情報を共有している」ということを知らせるために宛名に加える場合があります。その場合は、以下のように記載しましょう。

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ちなみに、CCに設定した人の役職がTO(宛先)に設定した人より高い場合でも、TO(宛先)の人から優先して書くようにします。


4-3.BCCに設定した人は、宛名に加えない

BCCがCCと異なる点は、BCCに設定された人のメールアドレスは他の受信者には公開されないという点です。

そのため、BCCに設定した方は宛先に書く必要はありません。

面識の無い方同士が送信の対象者になる場合などに使う宛先設定なので、BCCに設定した方の名前を宛名に記載する必要がないということです。

▼CCとBCCの違いについてはこちらの記事にもまとめています▼

「CCとBCCの違いとは?」

5.まとめ


・メールの宛名は、基本的には「TO」に設定した人の名前を記載する

・複数名にメールを送る際は、会社名や部署名などで宛名を分け、役職の高い順に記載する

・CCに設定した人は()内に記載するなどして宛名を書いてもOKだが、BCCに設定しているは人は宛名を書かない

他にも、大人数にメールを送る際に効率がアップする「宛名差し込み機能」などをご紹介しました。

ご自身の業務内容に合わせて、必要なツールに頼ってみてくださいね。

本ブログでは、他にもビジネスシーンで覚えておきたいメールに関する知識や、最新のトピックスを定期的に配信しています。

関連記事からすぐにお読みいただけますので、ぜひ日々の業務にお役立てください。

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この記事の著者

佐藤 日和
飲料系流通大手にて、購買データ分析を基軸とした販売・マーケティング戦略の策定に携わる。 ユミルリンク入社後はWebマーケティング担当として、広告施策やコンテンツ制作等を担う。 自身がメールマガジンを配信していた経験から、「実務に則したわかりやすい記事」を心掛けています。
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東証グロース上場のユミルリンク株式会社は、18年以上にわたり、メール配信システムをクラウドサービス・ソフトウェアとして提供し、メールに関する専門的な技術や運用ノウハウを蓄積してきました。
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