【例文あり/解説付き】感謝の気持ちが伝わる「お礼メール」の書き方を紹介！

ビジネスシーンではお礼のメールを送る場面が多くあります。

しかし、定型文のような文章になってしまったり、書き方に悩んでしまったり...という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、お礼メールを送る際のポイントや、メール文面における注意点を解説します。実際に使える例文も合わせて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください！

お礼メールの意味とは

お礼メールは、感謝すべきことに対して感謝の意思を伝えるという、ビジネスに限らず当たり前であり、大切なことです。
その中でも、ビジネスにおいてはただの礼儀に収まらず、良い仕事・成果に繋げるために戦略的に送ることも重要です。特に以下２つの意味・効果があります。

相手との信頼関係が生まれる

ビジネスは信頼関係が非常に重要です。顧客だけでなく、協力企業、社内などあらゆる方面に対しても大切です。

特に営業担当が新規顧客獲得を目指すときには、信頼関係を構築することで名前を憶えてもらえます。すぐの受注にならなかった場合でも、ニーズが顕在化したときに思い出して再び連絡してもらえる確率が上がることでしょう。

次の接点を繋げる機会となる

例えば、セミナーや展示会など些細な出会いにおいて、後日お礼のメールを送る時に、情報交換や商談の場、また食事の場を提案することができれば、次の接点を作ることができます。

接触回数が増えることで、単純接触効果である親しみや親近感を与えることができます。

お礼メールを行うケースとは

お礼メールを行うケースはさまざまありますが、以下のようなケースがあります。

問合せや業務をしてもらった時などは、既に行っている場合が多いでしょう。その他において交流会やプライベートなど業務以外であった時のお礼は、その場で挨拶をして終わってしまうケースが多いのではないでしょうか。しかし、お礼メールをきっかけに業務へつなげることで、次の接点につながるきっかけになります。

お礼メールを送る時に抑えたいポイント

感謝の気持ちをもって送信すること

お礼メールは、相手に感謝の気持ちを伝えることです。流れ作業のように「とりあえず送る」のではメールの文面のニュアンスなど細部に温度感が表れてしまい逆効果のお礼メールになってしまいます。

お礼メールを送るさいには、正しく感謝の気持ちを持ってメール文面を考え送信しましょう。

なるべく早く送信すること

人の記憶は次々に消えて行ってしまいます。また「お礼言われていないな」と思われてしまうとマイナスの印象を与えかねません。

メールでお礼すべきことがある場合には、なるべく早く送りましょう。商談の場合には当日中。夜の会食などは次の日の朝に送るとよいでしょう。

件名・内容など文面は簡潔にわかりやすく

お礼メールは、いつ何に対して、どんなお礼であるのか瞬時に分かるように、メールの件名は「〇〇のお礼」など要件が分かるようにしましょう。また文面も、簡潔にわかりやすくすることが大切です。ただし、短すぎて心がこもっていなければ意味がありませんので、メール文面の後半に思いを伝えるなど工夫をすると良いでしょう。

形式にとらわれないこと

当記事でも例文を紹介しますが、定型文の堅苦しい文章では気持ちが伝わりません。自分とお礼を伝えたい相手の関係性や、お礼をする内容に対して感想のようなものを添えてもよいでしょう。

例えば会食であれば、「〇〇がおいしく、大変居心地のよい場所を設定頂きありがとうございます。」などです。

【シーン別】お礼メールの作り方（社外向け）

まずは社外に向けて送るお礼メールの例文を紹介していきます。よくあるシーン別に分けて紹介しますので、 ご自身が該当するシーンに近い内容を、コピー&ペーストで使ってみてください。

お客様への訪問のお礼メール

解説

お客様への訪問のお礼メールは、なるべく帰社後早いタイミングにて行うのが重要です。 また、件名には会社名と名前を入れるようにし、誰からのメールなのか相手が分かるように工夫しましょう。

営業のお礼メール

解説

営業のお礼メールは、件名に会社名を入れること、本文内に紹介したサービスや導入メリットを入れることを心掛けましょう。 このようなメールを送ることにより、相手は営業を受けたサービス名と自社のメリットを振り返ることができ、印象に残りやすくなります。 商談内での宿題事項や関連資料を添付することも忘れないようにしましょう。

退職の際の社外向けお礼メール

解説

退職の際は、お世話になった取引先一人一人にメールを送るのがベターです。

メールを送るタイミングは最終出社日ではなく、遅くとも最終出社日の2週間前以上にしましょう。 余裕をもって送ることで、進行中のプロジェクトに関する進捗確認や質問を受け付けることができます。

本文には、取引先への感謝の気持ちと合わせて退職日と最終出社日を盛り込むことで業務に支障が出ないように配慮することがポイントです。

また直接退職の挨拶ができる場合は、日程の候補を合わせて送るようにしましょう。

【シーン別】お礼メールの作り方（社内向け）

次に、社内に向けて送るお礼メールの例文を紹介していきます。

最近では社内用の連絡ツールとしてチャット等も普及していますが、 オフィシャルな連絡を取る際や、関係者が多い場合にメールを活用することができます。 こちらもご自身が該当するシーンに近い内容を、コピー&ペーストで使ってみてください。

上司へのお礼メール

解説

上司へのお礼メールは、できるだけ簡潔に伝達事項を盛り込むことを心掛けましょう。 特に、商談の中で出た話や今後の進捗など、上司も気になっていると思われる点を本文に記載することで、スムーズな報連相ができる印象を持たせることができます。

退職の際の社内向けお礼メール

解説

社内向けのメールについては、特定の宛先がいない場合は「各位」と書くようにしましょう。 ポイントは件名や退職理由はシンプルにすること、社内のメンバーに向けた感謝の気持ちを自分の言葉で伝えることです。

また、退職後の連絡先を記載できる場合は書いておくことで、退職後もビジネス/プライベート問わず繋がりを持つことができます。

まとめ

お礼メールで重要なのは、早く送ることと相手に感謝の気持ちを伝えるように、自分の言葉で書くことです。 どのような内容を送れば、今後のビジネスシーンでスムーズに話が進むかを想定してから書き始めるようにしましょう。

本記事では、ビジネスシーンでのお礼メールの書き方と例文、書く際のポイントを紹介しました。よくある例を挙げて解説しましたが、他のシーンであっても、作り方の参考にしていただければ幸いです。