メールを誤送信してしまったときの対処法は？お詫びメールの例文も紹介！

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メールは取引先や顧客と連絡が取れる便利なコミュニケーションツールであるものの、誤送信が起きてしまうこともあります。 誤送信が起きたときには迅速な対応が必要となってくるため、メールを誤送信してしまったときの対処法や、的確なお詫びメールの例文を紹介します。

お客様との良好な関係の継続のため重要な内容となるため、ぜひ参考にしてください。

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メールの誤送信が発生してしまう原因とは？

ここではメールの誤送信が起きてしまう主な原因について解説します。

宛先を間違える

メールの誤送信の原因として一番多いのがメールの「宛先間違い」です。

アドレスを直打ちすることでの間違いやコピー＆ペーストでの間違い、サジェスト機能での間違いなど間違われ方は様々です。

サジェスト機能は普段よく送る人のアドレスの最初の文字を打つと自動的にアドレスを表示してくれる機能ですが、同じ名前や似ている名前の人を誤って入れてしまうなんてことは多く見受けられます。

「CC」、「BCC」の選択ミス

CCやBCCの選択ミスによるメールの誤送信も原因として多いです。BCCに入力したつもりのアドレスがCCに入ってしまっていたなんて経験をした方も少なくないのではないでしょうか。

本来外部に公開してはいけない個人情報にあたるアドレスをCCに入れてしまうと、受信者はもちろんそのメールのCCに入っている人にも知られてしまうため重大な過失となります。

文面のミス

文面が誤っている状態でメールを送信してしまう文面の誤送信もよくあります。

皆さんも定期的に同じような文面を送る場合にはコピー＄ペーストを使うことがあるかと思いますが、日程などを前回の内容のまま送ってしまうなんてこともあるかと思います。

宛先が取引先の方であれば何度も文面を見直す方が多いですが、送り慣れた宛先だと文面のチェックがおろそかになりがちです。

メールを誤送信してしまったときの対処法

ここでは、さまざまな原因から発生する誤送信への対処法について触れていきます。

対処法①　すぐに直属の上司に報告する

メールを誤って送ってしまった場合には、まず上司に報告・相談するとよいでしょう。

上司に相談せずに自分の判断だけで対応してしまうと、のちのち重大な事象になることもあります。リスクヘッジの観点からも第一に報告する癖を身につけると大事に至ることも減るでしょう。

上司に報告をしなかった場合には、会社全体の評判にまで影響が及ぶこともあります。影響を最小限にするための行動をしましょう。

対処法②　先方に電話で謝罪する

上司に相談した後はすぐに先方への謝罪の連絡をするとよいでしょう。

先方への謝罪はできる限り電話で行いましょう。メールだけで済ませようとすると文面での認識の祖語が生まれかねません。電話が繋がらない場合にメールでの謝罪を行うとよいでしょう。

また、謝罪をする際には事前になぜ誤送信が起きたのか、今後どのような対策をとっていくのか考えてから連絡しましょう。そうすることで自分の中で伝える内容がまとまり先方に伝わりやすくなるでしょう。

しかし、原因と対策をを伝えることを意識しすぎずに謝罪の気持ちを一番に持つことが大切です。

対処法③　情報漏えいリスクを調べる

先方への謝罪後は、メール誤送信による情報漏洩のリスク範囲について調べましょう。

ビジネスは誤れば終わりという甘い世界ではないため、誤送信によって考えられる影響を想定して準備しておくとすぐの対応ができるようになります。

先方のみならず関係各社への影響も考慮しておくほうがよいと言えます。想定していないところの影響を指摘され慌てて対応して空回りなんてこともあるため、考えられる最悪のケースを想定して行動しましょう。

メール誤送信のお詫びをするときのポイント

ここまでメールを誤送信してしまう原因や対処法を解説しましたが、ここでは対処する際に特に気を付けるべきポイントを解説します。

ポイントはいくつかありますので、メール誤送信の経験のある方は今までの自分の対処の仕方と照らし合わせてみてください。

ポイント①　早急に対応する

メールを誤って送ってしまった時には、なによりも早く「上司への報告」と「先方への謝罪」をするべきです。「誤送信くらいでそんな、、、」と考えている方もいるかと思いますが、 誤送信による個人情報の漏洩は重大な事象になります。誤送信が原因で契約を打ち切られてしまうなんてこともありますので重大なミスという意識をもちましょう。

早急な謝罪は相手方に誠意を伝えるのにもっとも効果的です。迅速に連絡をし、誤って送ったメールの削除をお願いしましょう。

ポイント②　ミスの内容や経緯を説明する

先方に対してメールや電話で謝罪を行う際に、誤っている部分や誤送信が起こった原因をわかりやすく伝えましょう。

例えば、「宛先を間違えていた」や「宛名を間違えていた」「添付のファイルを間違えていた」など間違いの箇所を伝えたうえで、なぜ間違えてしまったのかを伝えるとよいでしょう。

先方はただ謝られても何のことかわからず、「この人はなにを言っているのだろう。」と信用を失うこともあるので、冷静かつ的確に内容と経緯を説明しましょう。

ポイント③　今後の再発防止策を伝える

誤送信による情報漏洩は大きな損害になりかねない重大なミスとなります。今後、同じようなミスが起きないように再発防止策を考えたうえで先方に伝えましょう。

再発防止策を伝えるときは、「もう同じことが起きないように再発防止策に努めます。」といった曖昧なものではなく、具体的な防止策を提示しすでに取り組んでいるという姿勢を見せるとよいでしょう。

メールを誤送信してしまったときのお詫びメールの例文

ここでは、実際に誤送信をしてしまったシチュエーションを想定した場合のメール文例を紹介します。
そのまま使用するのではなくあくまで参考として、各社様の状況に合わせて文面を変えつつ使ってみてください。

ケース1：宛先を間違えた

宛先を間違えて送信してしまったときの例文を紹介します。

意識している点としては、情報漏洩の可能性を考慮して、件名に「緊急」という文言を入れていることと、メールを開封せずに削除してほしい旨を伝えることです。

ケース2：添付ファイルを間違えた

添付ファイルを間違えて送信してしまったときの例文を紹介します。

意識している点としては、宛先間違えと同様に情報漏洩の可能性を考慮して、メールを開封せずに削除してほしい旨を伝えることです。

ケース3：本文に記載する内容を間違えた

本文の内容を間違えて送信してしまったときの例文を紹介します。

意識している点としては、宛先間違えと同様に情報漏洩の可能性を考慮して、メールを開封せずに削除してほしい旨を伝えることです。

メールを誤送信しないための対策としてできること

ここではメールを誤送信しないための対策を紹介します。

メール誤送信に関する対策はいくつかありますが、その中でも効果の見込めるものを選んで紹介していますのでぜひ参考にしてください。

メール送信ルールやガイドラインを作成する

メール送信ルールやガイドラインを作成し、それに基づいてメールを送信することでミスを防ぐ運用にしましょう。
誰がメールを送ったとしても誤送信が起きないような社内体制を構築できます。

送信前チェック項目例

・宛先：送信先アドレス、宛名（会社名や名前）、CC・BCCに適切なアドレスが入っているか
・件名：誤字脱字、別件と間違えていないか
・添付ファイル：間違ったファイルの添付をしていないか、ファイル名と中身が一致しているか、ファイルがPASSで守られているか

宛先のオートコンプリート機能を使わない

ビジネスでよく使われるメーラーであるOutlookには、アドレスの頭文字を入力すると自動的に候補を抽出して表示してくれる「オートコンプリート機能」が搭載されています。
この機能自体はとても便利な機能なのですが、同じ名字や似た名前の人を間違えて入力してしまうリスクが高くなります。

オートコンプリート機能は極力オフにして宛先の入力をおこなうのが望ましいでしょう。

送信前にチェックする習慣をつける

わかりやすい対策法として送信前のチェックを習慣づけることもよいでしょう。

普段から送信前に確認する癖をつけていないとどうしても確認なしで送信しがちです。
送信前にメール作成者がチェックするのはもちろん、第三者（上長や同じ部署の人）にWチェックしてもらいミスがないかを確認することで誤送信の可能性は大きく減るでしょう。

また、送信後に会社のメールサーバーにメールを保留しておき、再度問題がないかを確認する方法もあるため気になる方はお試しください。

メール配信システムを導入する

普段多くの宛先へのメール送信を手作業で行っている場合には「メール配信システム」の導入がおすすめです。

メール配信システムを利用することでシステム上で宛先リストの追加、削除ができるため、手動で1件ずつ宛先の設定をする必要が無くなります。結果的に宛先入力の手作業が無くなるためミスが起きにくい運用が可能となります。

また、「TO」「CC」「BCC」の選択をする必要が無くなり、全ての宛先に個別送信している形で送信ができるため、入れ間違いによるミスも防げます。

さらに、承認機能も備わっているため、送信前に上長等の承認フローを設定でき、Wチェックも効率的におこなえます。

メール配信システムでおすすめの『Cuenote FC』とは

メールの誤送信を防ぐためにメール配信システムを導入検討されている方には「Cuenote FC」がおすすめです。

「Cuenote FC」は、高速かつ大量配信に強みを持つメール配信システムであり、配信リストを一括登録して配信設定するだけで多くの宛先に対して一斉に送信ができるサービスです。配信先はシステムで管理されているため誤った宛先に送信してしまうこともなく、個別入力によるミスを防げます。

また、配信承認機能を標準で備えているため、メール配信のフロー内に上長の承認を必須とすることができ、文書や配信一時などの誤設定を防ぐことができます。

サポートも充実しており、配信先が2,000件以内であれば初期費用30,000円月額費用5,000円で使えるサービスとなっているため、初めてメール配信システムを利用する企業でも安心してご利用いただけます。

まとめ

ここまで、メールの誤送信が起きてしまう原因から起きてしまったときの対処法、お詫びメールの例文、対策としてできることまで解説しました。

メールの誤送信は重大なミスです。決して軽い気持ちで対処しようとせずにまずは起こさないための対策を講じましょう。
誤送信を起こさないためにはシステムや便利なツールの導入も有効なため、業務の効率化とともにミスを防ぐ策として検討してみるのもよいでしょう。

万が一誤送信を起こしてしまった場合でも、慌てずに一旦冷静になって対応しましょう。