【例文あり】催促メールの適切な書き方とは？効果的に書くためのポイントを紹介

ビジネスでは、タスクの締切が迫っているとき、誰しもが一度は催促メールを書くことを迫られた経験があるでしょう。
しかし、催促メールを書くことは簡単そうで簡単なことではありません。相手を嫌な気持ちにせず、穏便に進捗を促す方法を知ることはビジネスにおいて非常に重要です。

このブログ記事では、催促メールの書き方について、実践的なアドバイスと具体的な例文を紹介します。さらに、相手との良好な関係を維持しながら、効果的な催促メールを書くためのステップやヒントを詳しく紹介します。催促メールが苦手な方や、ストレスを感じる方にとって、為になる内容になっていますのでぜひご覧ください。

催促メールを送る前に確認すべきこととは

仕事をスケジュール通り進めていく上で、各タスクの遂行期日を守ることは重要ですが、逆に期日を守ってもらえないこともあります。このような時に、本当は送りたくないが送らなければいけないのが『催促メール』です。

既に連絡がきているのに重ねて催促をしてしますとトラブルになりかねないため、催促メールを送る前には必ず次のことを確認するようにしましょう。

• ・こちらからの（依頼）メールはちゃんと送れているのか
• ・本当に連絡がきていないのか

こちらからの（依頼）メールはちゃんと送れているのか

こちらからの催促メールを送る前に、下書きフォルダや送信トレイにメールが入っていないか必ずチェックしましょう。

メールの送信ができているものだと思い込んでいても実は送っていなかったやエラーで送れていなかったということもあります。

本当に連絡がきていないのか

先方との連絡が行き違いになっている可能性を考えましょう。実はすでに連絡がきていたのに催促をしてしまったということが無いように件名や先方担当者の名前で検索をかけてみましょう。

迷惑フォルダに振り分けられていたなんてことも可能性として無いわけではないのでしっかりと確認しましょう。

催促メールの書き方とポイントとは

催促メールを書く際には、いくつかのポイントがあります。
以下に、催促メールを効果的に書くためのポイントを紹介します。

上の文のようにメールは「件名」「宛名」「挨拶」「要件」「詳細」「結び」と6つほどの要素で構成されています。

どの要素において何を気にするべきかを考えていきましょう。

ポイント①　「件名」をわかりやすく書く

わかりやすい件名は、相手の注意を引きやすくなります。仕事では日々多くのメールを受信することになるため、皆さん件名を見て読むか読まないか判断をしています。件名を分かりやすく端的にすることで、メールが埋もれるのを防ぐことができます。

具体的にわかりやすくする方法には、【】を使用するや"リマインド"、"再送"といった文言を入れるという方法がおすすめです。

ポイント②　「要件」は期日を含めて書く

先方がメールを読んですぐに何の件かわかるようにしましょう。既に送っているメールを引用するとわかりやすいでしょう。また、初めに設定していた期日を再度伝えたうえで、新しく設定した期日を伝えると親切でよいでしょう。

本文の要件部分では、「（When）いつまでの、（What）何が」を明確にし伝えたうえで、「急いでほしい（進捗を教えてほしい）」ということを伝えましょう。

ポイント③　「詳細」は重要度や緊急度に応じて書く内容を変える

詳細では、その件の重要度や緊急度に応じた文を考えて臨機応変に入れるとよいでしょう。次章にて催促の回数に応じたメール内容について紹介します。

ポイント④　「結び」は先方への配慮を忘れずに入れる

人間ですので誰でもメールの返信を忘れることがあります。先方に不備があったとしても無理に急かすようなことはせず、配慮を忘れずに行いましょう。

「恐れ入りますが」「お手数ですが」などのクッション言葉はそんな場面でも柔らかい印象を与えてくれるので有効的です。

タイミングに応じた催促メールの内容と例文

催促メールを送る際、何回目の催促なのかやタイミング、重要度に応じて、メールの内容や表現の仕方を臨機応変に変えましょう。

下の表ではリマインド、催促の回数1、2回までの「タイミング」「伝え方」「内容の例」を纏めています。先方の忙しいタイミングやお休みのタイミングなども考慮したうえで特に伝え方には十分注意して送りましょう。

期日前日のリマインドメール例文

期日を過ぎてはいないが、期日前日のタイミングでリマインドのメールをしておくとよいでしょう。また、期日が決まっていない用件についても有効です。

用件によっては期日厳守のものもあるかと思います。そんな時はこまめな進捗確認とリマインドを心掛けましょう。

【催促1回目】期日経過後翌日の催促メール例文

約束の期日を過ぎてからの催促メールは、翌日の午前中に送るとよいでしょう。先方の出社タイミングに合わせて送ってみるのもよいと思います。

文面は先方の状況を考慮しつつ、柔らかい言い方で催促するとよいでしょう。また、前回のメールの文面を添えることで文面から気遣いを感じることができ、先方にもよい印象を与えます。

【催促2回目】期日経過後3～5日後の催促メール例文

1回目の催促メールへの反応がなかった場合、期日の3日後（遅くとも5日後）の午前中に再び催促メールを送信するとよいでしょう。

すでに一度催促していることを伝えたうえで、少し強めに再催促の内容を伝えましょう。どういったことに困っているのかをしっかりと伝えるのがよいです。

社内向けの催促メールの例文

社内向けの督促メールの例文になります。「商談の日程調整の確認」や「書類確認の依頼」など幅広い状況で利用できます。

まとめ

今回は、督促メールの書き方を例文を交えながら紹介しました。
『督促メール』と聞くと気が進まなくなりますが、放置してしますと仕事が進まず一大事にもなりかねません。
先方の状況を考慮した上で穏便なやり方で確認を促しましょう

この記事では様々な例文を紹介しましたが、決まった状況が起こるとは限りません。大切なのは案件の重要度を見極めたうえで、臨機応変に対応することです。また、こちら側はお願いする立場ということも忘れずに適した対応をしましょう。