【例文あり】催促メールの適切な書き方とは？効果的に書くためのポイントを紹介

ビジネスでは、何かを依頼したものの返事がない時に、催促メールを送る必要に迫られるケースはあります。
しかし、催促メールは双方にとって気持ちの良いメールではありません。今後も良好な関係を築いていくためには相手を嫌な気持ちにせず、穏便に進捗を促すことが重要です。

このブログ記事では、催促メールの書き方について、実践的なアドバイスと具体的な例文を紹介します。さらに、催促メールを書くためのステップやヒントを詳しく紹介します。催促メールが苦手な方や、ストレスを感じる方にとって、為になる内容になっていますのでぜひご覧ください。

催促メールを送る前に確認すべきこととは

催促メールはお互いに気持ちの良いものではありません。既に連絡がきているのに重ねて催促をしてしまうとトラブルになりかねないため、催促メールを送る前には必ず次のことを確認するようにしましょう。

依頼は正しく行えていたか

発注書の提出や依頼メールの送信など、確実に行えていたのかは改めて確認しましょう。例えばタスク単位での業務依頼の場合、「メールを送ったつもりだった」「口頭でいったような気がする」などの曖昧な場合は、相手に正しく依頼ができていないかもしれません。

それでも期日が過ぎている場合にはメールを送る必要が発生しますが、厳密には催促メールではなく業務の進捗確認として伺う形が良いでしょう。

本当に連絡がきていないのか

特にメールについては、迷惑メールや意図しないフォルダへの振り分け、Gmailであればアーカイブ化されているなど、メールで報告や納品されているのに気づいていないという可能性もあります。今一度メールボックスにメールが来ていないか確認しましょう。

催促メールの書き方とポイントとは

催促メールを書く際には、いくつかのポイントがあります。
以下に、催促メールを効果的に書くためのポイントを紹介します。

督促メールは主に「件名」「宛名」「挨拶」「要件」「詳細」「結び」と6つほどの要素で構成されています。

どの要素において何を気にするべきかを考えていきましょう。

ポイント①　「件名」をわかりやすく書く

督促メールの場合、早く気づいてもらい優先度高く返事をしてもらう必要があります。ポイントは「何に対して」「緊急度」を分かりやすく伝えることです。

具体的にわかりやすくする方法として、【】を使用するや"リマインド"、"再送"といった文言を入れるという方法がおすすめです。例えば「【リマインド】アンケート回答のご依頼について」などが考えられます。

ただし、その依頼に対してやり取りをしているメールがあれば、その件名のまま返信することや【リマインド】などを冒頭に追加することも可能です。

ポイント②　「要件」は期日を含めて書く

先方がメールを読んですぐに何の件かわかるようにしましょう。既に送っているメールを引用するとわかりやすいでしょう。また初めに設定していた期日を再度伝えたうえで、新しく設定した期日を伝えると親切でよいでしょう。

本文の要件部分では、「（When）いつまでの、（What）何が」を明確にし伝えたうえで、「急いでほしい（進捗を教えてほしい）」ということを伝えましょう。

ポイント③　「詳細」は重要度や緊急度に応じて書く内容を変える

詳細では、その件の重要度や緊急度に応じた文を考えて臨機応変に入れるとよいでしょう。次章にて催促の回数に応じたメール内容について紹介します。

ポイント④　「結び」は先方への配慮を忘れずに入れる

人間ですので誰でもメールの返信を忘れることがあります。先方に不備があったとしても無理に急かすようなことはせず、配慮を忘れずに行いましょう。

「恐れ入りますが」「お手数ですが」などのクッション言葉はそんな場面でも柔らかい印象を与えてくれるので有効的です。

タイミングに応じた催促メールの内容と例文

催促メールを送る際、タイミングや重要度など状況に合わせて、メールの内容や表現の仕方を臨機応変に変えましょう。

下の表ではリマインドの「タイミング」「伝え方」「内容の例」をまとめています。先方の忙しいタイミングやお休みのタイミングなども考慮したうえで特に伝え方には十分注意して送りましょう。

回数	タイミング	伝え方	内容
1回目	期日の前日	柔らかく	メールは届いていますかなどお伺い
2回目	期日の翌日	柔らかく	ご確認いただけておりますでしょうか。など
3回目	期日の数日後	少し強く	お返事が無いようですがいかがでしょうか。確認ができておりませんなど

期日前日のリマインドメール例文

期日を過ぎてはいないが、期日前日のタイミングでリマインドのメールをしておくとよいでしょう。また、期日が決まっていない用件についても有効です。

用件によっては期日厳守のものもあるかと思います。そんな時はこまめな進捗確認とリマインドを心掛けましょう。

【催促1回目】期日経過後翌日の催促メール例文

約束の期日を過ぎてからの催促メールは、翌日の午前中に送るとよいでしょう。先方の出社タイミングに合わせて送ってみるのもよいと思います。

文面は先方の状況を考慮しつつ、柔らかい言い方で催促するとよいでしょう。また、前回のメールの文面を添えることで文面から気遣いを感じることができ、先方にもよい印象を与えます。

【催促2回目】期日経過後3～5日後の催促メール例文

1回目の催促メールへの反応がなかった場合、期日の3日後（遅くとも5日後）の午前中に再び催促メールを送信するとよいでしょう。

すでに一度催促していることを伝えたうえで、少し強めに再催促の内容を伝えましょう。どういったことに困っているのかをしっかりと伝えるのがよいです。

社内向けの催促メールの例文

社内向けの督促メールの例文になります。「商談の日程調整の確認」や「書類確認の依頼」など幅広い状況で利用できます。

そもそも催促メールを送らないために

ここまで催促メールの送り方について解説してきました。ですが、そもそも催促メールを送る状況を作らないことが重要です。そのために以下のポイントを踏まえると良いでしょう。

急ぎの依頼ばかりすることや、無理強いする期間での依頼はなるべく避けましょう。また期日の設定は明確にして、依頼時に相手からの返事を確認しましょう。言ったつもり・送ったつもりにならないよう相手から返事をもらうことが重要です。

まとめ

今回は、督促メールの書き方について例文を交えながら紹介しました。
『督促メール』と聞くと気が進まなくなりますが、放置してしますと仕事が進まず一大事にもなりかねません。
先方の状況を考慮した上で穏便なやり方で確認を促しましょう

この記事では様々な例文を紹介しましたが、決まった状況が起こるとは限りません。大切なのは案件の重要度を見極めたうえで、臨機応変に対応することです。また、こちら側はお願いする立場ということも忘れずに適した対応をしましょう。