ビジネスメールの書き出し方を解説！ケース別例も紹介

オフィス勤めの方を中心に、ビジネスにおいて一定の重要性を持つ「メール」は特有の書き出し方法があります。書き出しとは「挨拶」のことで、適切な記述をすることで、マナーに沿ったメールを送ることができ、受信者にとっても気持ちよく仕事を進めることができます。

今回はそんな、メールの書き出しについて解説していきます。

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ビジネスメールの書き出しにおける3つの基礎

ビジネスメールは、取引先・協力会社・社内など、あらゆる人に対して業務を円滑に進めるためのコミュニケーション手段です。チャットなど便利なツールが普及していますが、メールでの連絡を行うことも多いことでしょう。

業務を円滑に進めるために、ビジネスメールは簡潔で明瞭な内容に加えて、加えてマナーを守ることが重要です。まずは、３つのポイントを解説します。

１．宛名を入れる

ビジネスメールには「〇〇様」のように宛名を必ず入れましょう。メルマガや迷惑メール、さまざまな関係者とのメールを受信しているビジネスパーソンにとって、個人に対して連絡をしてきているのか、関係者を含めた共通メールなのか瞬時に判断したいところです。

宛名を入れることで、個別に送られていることが分かり、受信者が確認しやすくなります。

２．挨拶は基本的に毎回入れる

メールのマナーとして冒頭に挨拶は毎回入れるようにしましょう。昨今、挨拶が不要なチャットツールの普及や業務効率化の観点から、挨拶を入れないケースもあります。しかし、現状挨拶を入れたところでマイナスの印象を与えることは少ないでしょう。

反対に挨拶がないと失礼に当たる可能性があるため、基本的にはマナーとして入れるようにしましょう。ただし、社内や関係性がある相手に対しては臨機応変に変えるとよいでしょう。

３．要件がすぐにわかるようにする

ビジネスにおいては、忙しい方が多いため、要件は一目でわかるようにしましょう。挨拶や、お礼などが長い場合には要件がメール文章の下の方に移動されてしまいます。
挨拶することは大切ですが、適切な長さにし、要件がすぐに目に入るようにしましょう。

ポイント3つを含めた例

シチュエーション別ビジネスメールの書き出し例文

社外に送る初めてのメール

冒頭は「初めて」や「突然のご連絡失礼します」など、挨拶文を適宜変更しましょう。「お世話になります」などもあります。

汎用的な社外に送るメール

日々の中で一番多く送る社外宛てに送るメールです。他にもシチュエーション別で送りますが、多くのケースで以下の例で問題ないことが多いでしょう。宛名と挨拶を記載したうえで、すぐに要件を記載しましょう。

社内宛てに送るメール

社内の場合、宛名は「様」ではなく「さん」や「〇〇部長」など役職を記載しましょう。部署が少ない場合には、部署名は記載する必要なく「〇〇さん」から始めても問題ございません。

電話や会話後に送るメール内容

本文に入る直前に、「お電話ありがとうございます」のようにお礼を記載します。そのあとに要件に入ります。電話や会話で触れた内容に関して、いきなり本題に入ると、相手が何を指しているのか分かりにくくなることがあります。「お電話で」など、1文入ることで受信者にとっても要件を思い出しやすくなります。

お礼を送る時のメール

お礼を送る時は、自分の紹介の前に、お礼を記載することもあります。内容によっては「お礼」と「本題」が関連しない場合があるでしょう。その場合には、本題は要点から始めるようにしましょう。

ビジネスメールで一斉に送る時はメール配信システムを

1対１でのビジネスメールでのあいさつ文を紹介しました。一方で、一度に複数の宛先にメールを送る時もあるでしょう。その時には、一斉に送る専用のツールである「メール配信システム」をオススメします。BCCを使わずに一斉送信ができ、見た目に優れたHTMLメールを簡単に作成することなど、メールマーケティングを行えるツールが豊富に備わっています。

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