小学校でメール配信システムを活用！そのメリットをご紹介

メール配信システムは学校から生徒・保護者へ迅速に情報展開を行うことにも役立ちます。学校では生徒・保護者との情報共有が大変重要で、特に小学校では人数が多いため漏れなく迅速に情報伝達を行う必要があります。

また昨今では新型コロナウィルス感染症に関連して情報のやりとりが頻繁に行われていることもあり、ますますメール配信システムなどスムーズなコミュニケーションツールの需要が高まっているようです。

ここでは小学校でメール配信システムを活用するメリットや注意点を解説します。導入を考えておられる方は、ぜひご参考ください。

メール配信システムとは

メール配信システムの仕組み

通常メール配信を手動で行うと、多くの宛先に対してメールを1通ずつ送信する必要があり、大変手間や労力がかかります。

しかしメール配信システムを利用すれば、複数の宛先に対して同時に送信することが可能です。

メール配信システムは、宛先を広範囲に設定する「一斉送信」と、決められたタイミングで案内する「自動配信」の2つの機能があります。

「一斉配信」は、不定期に変化するコンテンツを送るときに利用されます。

一般的にはキャンペーンやイベントのお知らせがありますが、小学校では災害・緊急時のお知らせなどが挙げられます。

「自動配信」は、あらかじめ作成済みのメールを定期的に自動送信する機能です。
一般的には例えば、ネットショッピングで商品を購入した際、翌日に配信される商品購入のお礼メール等が挙げられます。

小学校でのメール配信システムの活用用途

小学校で展開していたさまざまな案内を、全てメール配信で処理可能です。たとえば、以下のような情報の配信に利用できます。

• 保護者に向けて運動会などのイベント案内や予定の変更
• 不審者の目撃情報
• 災害・疾病による休講情報
• 安否確認の連絡

これらの、今までの案内業務をメール配信に置き換えることで業務の効率化が行えます。

小学校でメール配信システムを活用するメリット3つ

1、学校側から情報の即時伝達ができる

今まで学校から生徒・保護者への情報伝達は連絡網による電話での伝達がほとんどでした。

人によっては不在であったり、共働きの家庭においては日中は電話に出られない、などの理由で連絡が行き届かない場合もあり、全員に連絡が回るのはかなり時間がかかります。

また、近年はそもそも固定電話やFAXの普及率自体が下がっている（※1）という事実もあります。

メール配信システムを利用すれば、一斉送信により即時に情報を伝達させることができます。

情報を受け取る保護者からみても、学校側が配信した情報を素早く入手できる点は大きなメリットであり、特に災害時など緊急な連絡を即時に受け取ることができる点は重要です。

スマートフォンの普及（※2）により、「いつでもどこでも重要な情報を得るることができる」ことへのニーズは高まっています。

※1、※2 総務省『令和2年版　情報通信白書 ーICT サービスの利用動向「情報通信機器の世帯保有率の推移」』より

2、業務の効率化につながる

電話での情報伝達や、紙ベースでお知らせを作成し配布する場合は、どちらも手間や時間がかかります。

メールであれば宛先とメールの内容を決めるだけでよいので、効率よく実施できます。

また、配信したメールの開封された数や開封率を確認できる点も、メール配信システムならではです。
情報が正しく届いたかどうかを、到達率および開封率で確認できるため、フォローもしやすいです。

3、セキュリティ対策の仕組みが備わっている

メール配信で注意すべき点はセキュリティです。

メールにはメールアドレスだけでなく、生徒や保護者の情報まで含まれているため、不正アクセスや情報漏洩には十分な対策を行う必要があります。

メール配信システムでは、個人情報を適切に管理する仕組みが備わっており、
セキュリティ対策に有効です。

たとえば、送信元のなりすましを防ぐ電子署名や、メールの暗号化などが挙げられます。

また、システムへの不正アクセス対策や権限管理などの機能もあり、安心してシステムを利用できます。

小学校でメール配信システムを活用する際の注意点

メール誤送信に注意

進級によるクラスの入れ替えで所属する生徒が変わるため、学年ごと又はクラスごとにメールを展開する際は、宛先の設定しなおしが必要になります。

このとき、宛先設定が誤っているとメールが意図した先に届かなかったり、誤送信となる恐れもあります。

そのため、メールアドレスの変更管理をきちんと行っておくことが大切です。

また、保護者側でメールアドレスが変更になった場合に備えて、手続きや対応方法も事前に決めておくと、メールが届かないといったトラブルを回避できます。

メール配信システムを活用して迅速な情報展開を実現

学校から生徒・保護者に対して迅速に情報展開を行うために、メール配信システムが役立ちます。

メール配信を導入することで得られるメリットは以下の3つです。

1. 学校側から情報の即時伝達ができる
2. 業務の効率化につながる
3. セキュリティ対策が行われている

しかし、メール配信を導入する際には、メールの誤送信には十分注意する必要があります。

間違いが無く簡単に操作が出来るようになっているか、
テスト送信を行い事前にチェックを行える体制になっているかといった運用面はもちろんのこと、
送信先アドレスの誤りが発生しないよう保護者側でのメールアドレス変更時に備えて問い合わせ窓口を通知しておくなど、事前に対応をしておきましょう。

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