学校でメール配信システムを活用するメリットは？活用事例も解説！

メルマガなど大量のメールを送信する「メール配信システム」は、学校から生徒・保護者へ迅速に情報展開を行うことにも役立ちます。

なぜなら、学校では生徒・保護者との情報共有が大変重要で、特に小学校では人数が多いため漏れなく迅速に情報伝達を行う必要があるため、高速で低遅延で送ることのできるメール配信システムが役立つからです。

また新型コロナウィルス感染症では関連した情報のやりとりが頻繁に行われていたこともあり、ますますメール配信システムなどスムーズなコミュニケーションツールの需要が高まっているようです。

ここでは学校でメール配信システムを活用するメリットや注意点を解説します。導入を考えておられる方は、ぜひご参考ください。

メール配信システム比較13選！機能やサービス比較、目的別の選び方。

メール配信システムとは

メール配信システムは、主にメルマガなど多くの方にメールを一斉配信することができるツールです。大量のメールを高速・確実性高く送るだけでなく、送信するアドレスリストを管理することなどもできます。

一方、Gmailなどのフリーメールは、1日の送信数に上限があることや、一斉送信にあたってはBCCとCCを混同してしまう誤送信のリスクもあります。

学校から保護者や生徒に対し一斉にメール配信を行う際には、災害・緊急時など伝達スピードが重要です。また、アドレスなど個人情報を取り扱う必要もあるため、メール配信システムの導入が非常にオススメです。

メール配信システムの主な機能は？

配信リストを使用した一斉送信

メール配信システムの一斉送信は、任意で設定した「配信リスト」を使って配信されます。メール配信システムへの配信リストの登録は、ファイルをインポートするのみで完了し、それほど手間がかかりません。

プライバシー保護への配慮が厳しくなっている近年では、保護者や生徒のメールアドレスの管理にも十分注意をしなければなりません。メーラーを使った一斉送信では、BCCに設定すべきメールをTOに設定してしまい、保護者・生徒のアドレスを流出してしまうといった事例があります。

参考：配信リストをインポートする機能

配信する相手を指定した一斉送信

配信リストの中でも、配信する相手を指定して配信することが可能です。導入しているメール配信システムによって機能名は異なりますが、「セグメント配信」や「ターゲット配信」と呼ばれる機能がこれにあたります。

この機能を活用することで、「学年別」「クラス別」「保護者のみ」など、必要な相手のみにメッセージを送ることができるのです。

参考：配信する相手を抽出する機能

HTMLメール作成

HTMLメールとは、テキスト（文章）だけではなく、画像や動画を使って視覚的に情報を発信できるメール形式です。

通常、作成するためにはHTMLタグやCSSなどの専門的な知識が必要になりますが、メール配信システムを利用すれば、直感的にHTMLメールを作成できる機能を保有しているものがあります。

最近ではオンライン授業にともない、学校からのお知らせ（学級だよりや行事の告知など）を紙媒体ではなく、HTMLメールを使って配信している学校もあるそうです。

HTMLメールは、見た目に優れているため、忙しい保護者でも比較的瞬時に情報を理解することができるため、オススメのメール形式です。

参考：HTMLメールを作成する機能

到達率や開封率の測定

学校からのお知らせをメールで配信した場合、到達や開封の有無を確認できないことを不安視する声も珍しくありません。

しかしメール配信システムを導入すれば、このような不安は無用です。メール配信システムには「効果測定」という機能が搭載されており、この機能を使うことで下記の実績を確認することができます。

• 配信したメールが受信ボックスに届いた割合（到達率）
• 到達したメールが開封された割合（開封率）
• メール記載のURLがクリックされた割合（クリック率）

このような実績はシステムの管理画面から簡単に確認することができ、到達率や開封率を調べれば、連絡事項が保護者や生徒に伝達できているか確認できます。重要なお知らせにもかかわらず開封率が低い場合には再送することも可能です。

再送を行うことで、一回目の送信ではメールを開封できなかった方にも情報が伝達されるでしょう。

参考：到達率、開封率、クリック率を確認する機能

学校でメール配信システムを活用するメリット3つ

①学校側から情報の即時伝達ができる

今まで学校から生徒・保護者への情報伝達は連絡網による電話での伝達がほとんどでした。

人によっては不在であったり、共働きの家庭においては日中は電話に出られない、などの理由で連絡が行き届かない場合もあり、全員に連絡が回るのはかなり時間がかかります。

また、近年はそもそも固定電話やFAXの普及率自体が下がっている（※1）という事実もあります。

メール配信システムを利用すれば、一斉送信により即時に情報を伝達させることができます。

情報を受け取る保護者からみても、学校側が配信した情報を素早く入手できる点は大きなメリットであり、特に災害時など緊急な連絡を即時に受け取ることができる点は重要です。

スマートフォンの普及（※2）により、「いつでもどこでも重要な情報を得ることができる」ことへのニーズは高まっています。

※1、※2 総務省『令和2年版　情報通信白書 ーICT サービスの利用動向「情報通信機器の世帯保有率の推移」』より

②業務の効率化につながる

電話での情報伝達や、紙ベースでお知らせを作成し配布する場合は、どちらも手間や時間がかかります。メールであれば宛先とメールの内容を決めるだけで良いので、効率良く実施できます。

また、配信したメールの開封された数や開封率を確認できる点も、メール配信システムならではです。情報が正しく届いたかどうかを、到達率および開封率で確認できるため、フォローもしやすいです。

③セキュリティ対策の仕組みが備わっている

メール配信で注意すべき点はセキュリティです。

メールにはメールアドレスだけでなく、生徒や保護者の情報まで含まれているため、不正アクセスや情報漏洩には十分な対策を行う必要があります。

メール配信システムでは、個人情報を適切に管理する仕組みが備わっており、セキュリティ対策に有効です。

また、システムへの不正アクセス対策や権限管理などの機能もあります。

学校でメール配信システムを活用しなかった場合どうなる？

情報漏洩のリスクが高くなる

メール配信システムを利用せずにメールの一斉配信を行った場合、アドレスの誤設定等による情報漏洩のリスクが高まります。

「「教育ネットワークセキュリティ推進委員会」」によると、2021年度の学校・公的機関における個人情報流出事故は185件、被害人数は23,317人にもなるそうです。

直近ではメール配信システムの導入が進み、情報漏洩の経路が「メール」である割合は数年前と比較すると各段に減少しているものの、未だ0にはならないのが現状です。

社会的問題にまで発展するような事案を防ぐためにも、メール配信システムを導入していない場合は早めに検討すると良いでしょう。

メールが開封されたか確認できない

メーラーから一斉送信したメールは効果測定機能を使えないため、メールが受信ボックスに届いているか、どのくらいの受信者が開封したか確認することができません。

メールが届いていなかったり開封率が低かったりする場合でも、そのままの状態になってしまう傾向があります。重要なお知らせの場合、メールが届かなかったでは済まされませんので、学校側は到達率や開封率をしっかり把握しておかなければなりません。

※ただし、開封率が計測できるのは測定用の画像を設置できるHTMLメールのみです。

学校や自治体でのメール配信システム活用事例

学校の連絡網での活用

学校や幼稚園などでは、メール配信システムを連絡網として使用するケースも増えてきています。行事やPTAの連絡のほか、送迎バスの遅延情報の配信、不審者情報等の緊急連絡等にも活用できます。

自治体や企業の災害時の情報配信での活用

メール配信サービスは、災害時の企業や自治体の情報発信ツールとしても利用され始めています。主に、災害が起きた際の速報、災害時の状況把握が目的です。

企業や自治体が配信するメールの件数は非常に多いので、大量のメールを素早く送信する必要があります。メール配信サービスなら、1分間で1万人に配信できるものもあります。

いつ発生するか分からない災害に備え、災害時の連絡担当者がどこにいても対応できるのも大切なポイントになります。メール配信サービスなら、自宅からでもメール配信ができるので、いつでも情報発信が可能です。

メール配信システムの費用相場は？

クラウド型の費用相場

『クラウド型』のメール配信サービスは、比較的安価に利用できるのが特長と言えます。定額制で支払うサービスの場合に必要なのは、初期費用と月額料金です。

これらの料金は、配信数や登録するメールアドレスの数によって変わる場合があります。

オンプレミス型の費用相場

『オンプレミス型』のメール配信サービスは、クラウド型と比較して高額になります。導入時に必要な料金は下記の通りです。ライセンス料を支払うことで、ソフトを買い取りしたのと同じ状態になります。

また、『オンプレミス型』では、アップデートやサーバーメンテナンスを定期的にしなければいけません。そのため、月額でかかるサーバー代以外にも、月額3～5万円ほど用意したほうが良いでしょう。

学校での利用は無料の場合もある？

学校でメール配信サービスを導入する場合、保護者への連絡が主な目的です。保護者500名への配信なら、月額3,000円ほどのサービスがほとんどでしょう。配信先の登録は、保護者に空メールを送ってもらうことで登録できるのが一般的です。

また、学校が利用する場合には無料のメール配信サービスもあります。学校から保護者へ向けてのメール配信・一斉配信のみなど、利用条件が限られるのが特長です。用途を限定して使う予定の場合には、無料サービスを上手に活用するのも良いでしょう。

学校に導入するメール配信システムの選び方

学校でメール配信サービスを導入したいとは考えているものの、どのような製品を選べば良いのか分からない方も多いでしょう。そこで、学校で導入するメール配信システムの選び方を紹介します。

セキュリティ対策が徹底されているか

学校では生徒や保護者の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が徹底されているメール配信システムを選ぶことが重要です。下記のようなセキュリティ関連の項目をチェックし、セキュリティが強固なメール配信システムを導入しましょう。

官公庁や金融機関、大企業など、高いセキュリティレベルを求める機関で導入されているメール配信システムを選ぶのがおすすめです。

導入コストや利用料金が予算に合うか

導入コストや利用料金が予算に合うかどうかも重要なポイントです。

クラウド型のメール配信システムは導入コストが安い傾向にありますが、月々の利用料金が発生します。一方、オンプレミス型のメール配信システムは、月々の利用料金はかからないものの初期費用が高額です。

また、メール配信システムの料金体系は、主に下記の2タイプに分かれます。

導入コストや利用料金はいくらくらいかかるのか、どちらの料金体系のほうが合っているのかなど、試算した上で選びましょう。

学校法人の導入実績があるか

セキュリティが高く料金が予算内で収まるメール配信システムでも、学校での利用に対応できる機能やサポートがないと扱いにくい場合があります。

ほかの学校法人での導入実績があるメール配信システムなら、学校での利用に向いた機能やサポートが備わっている可能性が高いので、導入実績もチェックしてみましょう。

学校向けのメール配信システム4選

メール配信システムの種類が多いため、どれを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。そこで、学校向けのメール配信システムを4つ紹介します。

Cuenote FC

「Cuenote FC」は、2,400社以上の導入実績を誇るメール配信システムです。ハイスピードな大量配信を得意としており、大勢の保護者や生徒にメールを一斉送信する機会が多い学校での利用に向いています。

配信設定は最短3ステップで完了、ドラッグ&ドロップで見やすいHTMLメールが作成可能で初心者でも簡単に扱えるのも魅力です。

暗号化通信やIPアドレス制限、第三者機関認定などセキュリティ対策も徹底しており、金融機関や官公庁でも採用されています。

【料金プラン】

• クラウド型：初期費用 30,000円～、月額費用 5,000円～
• オンプレミス型:メール配信の規模や運用に応じて提案

eメッセージ

「eメッセージ」は連絡網が主流だった時代に誕生した、自治体や教育機関向けの一斉連絡システムです。教育機関向けプランでは、欠席連絡機能や検温連絡機能、アンケート機能といった日々の業務に役立つ機能が利用できます。

管理者でも登録されたメールアドレスが閲覧できない仕様となっており、メールアドレスを管理する手間がかからないのもメリットです。

【料金プラン】

• スタンダード：初期費用 11,000円、月額費用 4,400円
• プレミアム：初期費用 11,000円。月額費用 5,500円

マチコミ

「マチコミ」は学校と保護者をつなぐ情報共有・連絡ソフトです。全国の教育機関をはじめ、自治体や警察署などでの導入実績もあります。

欠席連絡や連絡ノートなどの日々の業務で活用できる機能だけでなく、緊急時の安否確認ができる機能が搭載されているのが特徴です。学校側だけでなく保護者側にも今日やるべきことのリストが表示されるため、書類やアンケートの回収率アップにも役立ちます。お試しで利用できる無料プランもあります。

【料金プラン】

• 有料プラン：初期費用不要（無料プランからのアップグレードが必要）、月額費用　5,200円～（契約人数とファイル共有機能の容量によって異なる）

スクールメールサービス

「スクールメールサービス」は、生徒の登校状況を保護者に通知できるシステムです。学校の登下校時に個人カードをカードリーダーにかざすと、登下校のお知らせメールが保護者に送信されます。

また、クラス・学年・学校・地域単位で使える連絡網システムも利用できるため、保護者へのお知らせや情報共有の手間も軽減できます。

【料金プラン】

• ICカード型登下校メールシステム：要問い合わせ
• 連絡網システム：ICカード型登下校メールシステムを導入した場合のみ利用可能。追加料金不要。

さいごに

学校でメール配信システムを活用するメリットは、下記の通りです。

1. 学校側から情報の即時伝達ができる
2. 業務の効率化につながる
3. セキュリティ対策の仕組みが備わっている

本コラムでは、学校でメール配信システムを活用する3つのメリットに加え、活用事例や選ぶ際のポイントについて解説しました。記事の内容を参考に、学校でのメール配信システム活用にお役立ていただければと思います。