ビジネスメールの返信マナーとは？正しい書き方を紹介！

仕事のメールで返信する時注意する点はある？

ビジネスシーンではメールが多々活用されており、日々多くの送受信を行っている方も多いのではないでしょうか。そんなメールのやり取りはビジネスの基本であり、ただしくマナーを守ることが重要です。

当記事ではビジネスメールの返信のマナーについて分かりやすく解説していきます。

ビジネスメールの返信マナーの原則

ビジネスメールにおいて大切なことは「お互いに良い関係性を保ち、気持ちよく仕事を進めること」です。

以下より具体的なマナーを記載していきますが、必ずしも守る必要はなく、送受信する相手の関係性や状況に応じて適宜変更することが好ましいでしょう。

ビジネスメールの返信マナーのポイント

可能な限り早く返信する

ビジネスメールの多くは、何かの確認や依頼・共有など意図があって送信されます。そのため、可能な限り早く返信することで、送信者側が円滑に業務を進めることができます。なるべく、当日中か翌営業日中に返信するようにしましょう。

緊急性が高いものなどで、すぐに回答ができないものは「拝受しました」という趣旨のメールを送るのも良いでしょう。

相手の時間を考慮した営業時間に送る

一般的に定時直前などに重要度の高いメールを送ってしまうと、受信者側は残業を発生させてしまう可能性など、負担を生じさせかねません。期日のあるものは余裕を持った日の営業時間ギリギリ以外の時間に送るようにしましょう。

営業時間外に送りたいという場合には「業務時間外で恐縮ですが」など配慮した文章を記載しましょう。

件名の「Re:」はそのままでOK

件名に「Re：」という記号が付いたメールを目にしたことがあるという方も多いかと思います。返信の意味を持つReplyを指すと思われがちですが、実は「Re:」とはラテン語で「～に関して、～について」という前置詞であるという説もあります。

そしてこの記号が付いた返信があった際、削除せずにそのままにしておくことは失礼にはあたりません。

しかし、件名に「Re：Re：Re：...」と複数表示されるようになったら、元の件名が見にくくなる可能性があります。重複している分は削除して、最初の1つのみ残すのが良いでしょう。

自分がCCに入っている場合は返信しなくてOK

TOの欄にいる人は、メインでメールのやり取りをする人になるためメールを返信する必要がありますが、 CC（Carbon Copy）に設定されている場合は返信する必要はありません。

CCに含まれていながらも補足や伝達事項があり返信することがあれば、「CCより失礼いたします」と一言を添えると親切な印象になります。

ビジネスメールにおける正しい返信の書き方

ビジネスメールには「定型」があります。定型に当てはめることで読みやすい文章になるので、メール作成に慣れていない方はまずはここから始めるようにしましょう。

メールの全体像はこのようになります。構成要素を1つずつ解説しますね。

宛名

会社名や団体名などは正式名称で記し、個人名のうしろには「様」をつけます。 CCで複数名に送る場合は役職が高い順に記載するようにします。

挨拶

「お世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶にあわせて、「株式会社〇〇社の✕✕です」と自分の社名と名前を名乗ります。 はじめて連絡する場合は「株式会社〇〇社の✕✕と申します」とするとよいでしょう。

チャットでのコミュニケーションも増えている今、効率を上げるために挨拶を省く場合もあります。相手との関係性を踏まえて判断しましょう。

内容

内容は、わかりやすくシンプルに書くことを意識しましょう。本文の前半に結論を述べると、メールの趣旨が伝わりやすくなります。 また、用件が複数ある場合は箇条書きにする、【】などの記号を使うなど、相手が読みやすくなる工夫をしましょう。

例えば冒頭に「〇〇について回答いたします。」などから始めると相手に伝わりやすくなります。

結び

メール本文の最後には「引き続きよろしくお願いします」や「お気軽にお問い合わせください」などの挨拶を添えます。

署名

メールの下部には署名を入れます。会社名や担当部署名、担当者名のほか、メールアドレスや住所、電話番号などを記載しましょう。

その他、ビジネスメールで気を付けるべきポイント

他にもメールを作成する際に気を付けるべきポイントをいくつか紹介します。

件名は要件が分かるように書く

件名は、用件が分かるようにかつ簡潔に書くことを心掛けましょう。 進行中の案件であれば、件名を見たときにどの案件を指しているか、相手もすぐにイメージできるものであると良いです。 また目安として、15字～20字以内で書くことを意識しましょう。

期限がある場合は明記する

相手の対応を必要とするものについては、回答期限を明記しましょう。その場合、件名に入れることや、太字や赤字、アンダーライン等で目立たせて本文内でも記載するするようにしましょう。 回答がない場合はリマインドメールも忘れずに送れるように準備しましょう。

異なる要件の場合は、新規メールで作成するほうが良い

メールは受信した文章をそのままにして返信することが一般的ですが、やり取りが増えるとメールの容量が増えていき、デバイスの操作に負荷が生じる可能性があります。やり取りが異なる内容は、適宜新たにメールを作成するとよいでしょう。

まとめ

本記事では、ビジネスメールにおける正しい返信の書き方をご紹介しました。 正しい返信の書き方を意識し、マナーに則って書くことは、取引先との良好な関係性の構築につながります。 上記でご紹介したマナーを守り、ビジネスのやりとりを円滑に進められるようにしましょう。