ビジネスメールの返信マナーとは？正しい書き方を紹介！

• ツイート
• 

ビジネスシーンにおいて、取引先への訪問や営業の際に返信をする場面は多くあると思います。 「ビジネスメールの返信におけるマナーを知りたい」とお考えの方もいれば、「メールは気付いた時に返信している」などと自分自身のルールを決めている方もいらっしゃるかもしれません。 ビジネスメールの返信マナーを覚えておくと、相手に良い印象を与えることができ、ビジネスを円滑に進めるために役立ちます。 本記事では、ビジネスメールのマナーと正しい書き方を紹介します。

ビジネスメールの返信マナー

まずは、ビジネスシーンでの返信を行う際のポイントを紹介します。

可能な限り早く返信する

基本的にはどのような相手・内容のメールであっても、可能な限り早く返信することを心掛けましょう。 理由としては、送り手側は返信があるまで、相手にメールが届いているか不安になってしまうためです。

メールは当日中か翌営業日中には返信するようにし、すぐに回答できない内容が含まれる場合は、ひとまず「拝受しました」という趣旨のメールを送ると親切です。

営業時間内に返信する

ビジネスメールの返信先の営業時間を考えてメールを送るようにしましょう。 急ぎの連絡の場合には例外もありますが、基本的には9時～18時の間に返信をすると相手にも見られやすくなります。

営業時間を大幅に逸脱する時間帯や、深夜にメールを送ることが習慣化されてしまうとメールも見落とされやすくなり、丁寧な印象にはなりにくくなってしまいます。 業務が落ち着いてから返信したい...という気持ちもあるかと思いますが、相手の目線に立って営業時間内の返信を心掛けましょう。

件名の「Re:」はそのままでOK

件名に「Re：」という記号が付いたメールを目にしたことがあるという方も多いかと思います。 返信の意味を持つReplyを指すと思われがちですが、実は「Re:」とはラテン語で「～に関して、～について」という前置詞であるという説もあります。

そしてこの記号が付いた返信があった際、削除せずにそのままにしておくことは失礼にはあたりません。

しかし、件名に「Re：Re：Re：...」と複数表示されるようになったら、元の件名が見にくくなる可能性があります。重複している分は削除して、最初の1つのみ残すのが良いでしょう。

自分がCCに入っている場合は返信しなくてOK

TOの欄にいる人は、メインでメールのやり取りをする人になるためメールを返信する必要がありますが、 CC（Carbon Copy）に設定されている場合は返信する必要はありません。

CCに含まれていながらも補足や伝達事項があり返信することがあれば、「CCより失礼いたします」と一言を添えると親切な印象になります。

ビジネスメールにおける正しい返信の書き方

ビジネスメールには「定型」があります。定型に当てはめることで読みやすい文章になるので、メール作成に慣れていない方はまずはここから始めるようにしましょう。

メールの全体像はこのようになります。構成要素を1つずつ解説しますね。

宛名

会社名や団体名などは正式名称で記し、個人名のうしろには「様」をつけます。 CCで複数名に送る場合は役職が高い順に記載するようにします。

挨拶

「お世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶にあわせて、「株式会社〇〇社の✕✕です」と自分の社名と名前を名乗ります。 はじめて連絡する場合は「株式会社〇〇社の✕✕と申します」とするとよいでしょう。

内容

内容は、わかりやすくシンプルに書くことを意識しましょう。本文の前半に結論を述べると、メールの趣旨が伝わりやすくなります。 また、用件が複数ある場合は箇条書きにする、【】などの記号を使うなど、相手が読みやすくなる工夫をしましょう。

結び

メール本文の最後には「引き続きよろしくお願いします」や「お気軽にお問い合わせください」などの挨拶を添えます。

署名

メールの下部には署名を入れます。会社名や担当部署名、担当者名のほか、メールアドレスや住所、電話番号などを記載しましょう。

その他、ビジネスメールで気を付けるべきポイント

他にもメールを作成する際に気を付けるべきポイントをいくつか紹介します。

件名は要件が分かるように書く

件名は、用件が分かるようにかつ簡潔に書くことを心掛けましょう。 進行中の案件であれば、件名を見たときにどの案件を指しているか、相手もすぐにイメージできるものであると良いです。 また目安として、15字～20字以内で書くことを意識しましょう。

期限がある場合は明記する

相手の対応を必要とするものについては、回答期限を明記しましょう。その場合、件名に入れることや、太字や赤字、アンダーライン等で目立たせて本文内でも記載するするようにしましょう。 回答がない場合はリマインドメールも忘れずに送れるように準備しましょう。

まとめ

本記事では、ビジネスメールにおける正しい返信の書き方をご紹介しました。 正しい返信の書き方を意識し、マナーに則って書くことは、取引先との良好な関係性の構築につながります。 上記でご紹介したマナーを守り、ビジネスのやりとりを円滑に進められるようにしましょう。