物流・運送業でショートメッセージを活用するメリットとは?活用シーンも解説
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インターネットでモノを買うことが当たり前になり、配送の需要が増えています。一方、2024年4月からトラックドライバーの時間外労働に上限規制が適用されたことや、そもそも人手不足であることから供給が追い付いていない状態であり、業務効率が重要な課題です。
特に運送業・物流業界では「待ち時間・出戻り」がキーワードになっており、負担を減らすためには効率の良い連絡手段が必要です。そこで「ショートメッセージサービス(SMS)」の活用が重要になります。
今回は、運送業・物流業界にピックアップしたショートメッセージの活用方法・メリットなどを解説していきます。
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そもそもショートメッセージ(SMS)とは?
SMSとも呼ばれる正式名称「ショートメッセージサービス」は、電話番号を宛先として短いテキストメッセージを用いて送受信を行うメッセージツールです。
LINEやメールとは異なり写真などの添付はできませんが、電話番号さえ知っていれば送ることができます。基本的にプッシュ通知で表示されるため確実性高く届けられるなど、特徴のあるツールです。
運送業・物流業界でショートメッセージを活用するメリット
電話番号さえあれば連絡ができる
荷受け先や配送先など、配送にあたっては社内外問わず、たくさんの場所を経由します。また配送元などから見るとドライバーは多々います。パソコンを使った業務が少ない人に対しては専用のメールアドレスがないケースもあります。また電話番号しか取得していないケースもあるでしょう。
ショートメッセージは、電話番号さえ把握していれば送ることができます。
運転への影響を抑えて連絡を取ることができる
ドライバーなど輸送者は運転中の可能性も高く、ドライバーから各箇所に連絡やその反対の場合において、毎回電話をかけることやメールでのやり取りは現実的ではありません。
ショートメッセージであれば、ドライバーのタイミングで確認することができます。また、ドライバー側は携帯電話から簡単にメッセージを送ることができるため、運転への影響を抑えることができます。
即時に確実性高く気づいてもらえる
ショートメッセージは、基本的に受信するとプッシュ通知で表示されます。メールのように埋もれてしまい気づかないというケースも少なく、確実性高く気づいてもらえる可能性があります。
運送業・物流業界でショットメッセージを活用するシーンとは
配送日時の連絡・リマインド
主に消費者に対する配送時において、ショートメッセージで配送日時を確認することで不在による時間のロスを低減することができます。プッシュ通知による即時性・確実性の高いショートメッセージで気づいてもらえるため、非常に有効な手段といえます。
またショートメッセージの文章内に配送日時変更ができるページのURLを記載することで、不在時の配送日時変更もスムーズに行うことができます。
荷受け時の確認・リマインド
物流では「荷受け」時の長時間の待ち時間が問題視されています。緩和するために、荷物を積み下ろしするスペースである「バース」の予約管理システムをスマホで受け付け、ショートメッセージで連絡をすることなどで、待ち時間を軽減し、効率を上げることができます。
見積や予約確認で活用
いわゆる物流・運送から少し離れますが、引っ越し業者や運転にて粗大ごみの回収を行う場合などにおいては、見積もりや予約確認を行う場合があります。これらもショートメッセージを用いて連絡することや、予約確認システムへのリンクを記載したメッセージを送ることで、確実性高く更新することができます。
従業員や採用活動での連絡も
従業員との連絡や、人手不足の状況において重要な採用活動にもショートメッセージは有効です。ドライバーなどで業務用のメールアドレスを所持していない場合、ショートメッセージでやり取りができれば、比較的ライトに連絡ができます。
採用活動においては、求職者への面接のリマインドなどをSMSで行うことで素早く効率的に連絡することもできます。
イワイ物流株式会社様の事例
京阪神を中心に23の事業所を構え、住宅建築資材流通事業を幅広く展開する株式会社イワイの物流業務を一手に担うイワイ物流株式会社。関西エリアにおける戸建をメインとする建築現場まで、1ヶ月に延べ6,000件もの配送業務を行うなど、効率的かつ高品質な物流サービスを提供している。
引用元:イワイ物流株式会社様
到着日時を確認する問合せ電話が大幅に減少したことですね。導入前、すなわちSMSによる事前通知を行う前は一日中電話が鳴りっぱなしだった状況が、今はあっても1日10件程度とおよそ9割減となりました。
引用元:イワイ物流株式会社様
配送時にショートメッセージを使うときの注意点
業務効率化に有効なショートメッセージですが、注意点もあります。事前に把握したうえで活用しましょう。
宅配業者を装った偽ショートメッセージの対策が必要
ショートメッセージは、メールより少ないものの、宅配業者を装ったメッセージを配信するいわゆる「なりすましメッセージ」があります。企業のサイトやサービスサイトに、発信予定である電話番号の記載をすることや、偽のショートメッセージがあることの注意喚起をするなどの対策を講じることをオススメします。
個人の携帯の場合は属人化する場合がある
SMS送信サービスを活用している場合には、管理画面で送信履歴などを追うことができるため、業務管理をすることができます。しかし、社用携帯であっても個別の携帯でショートメッセージを送っている場合は、個別管理が難しくなり属人化してしまう可能性もあります。
SMS送信サービスの選び方
ショートメッセージをパソコンから送ることや、一斉送信する場合には「SMS送信サービス」の活用をオススメします。導入する際の選ぶポイントを2つ紹介します。
国内4キャリア直収接続のサービスを選ぶ
ショートメッセージは、海外では日本よりもメジャーなツールです。それゆえ迷惑メッセージも多く存在しています。迷惑メッセージを少なくするため、
双方向のショートメッセージができるものを選ぶ
SMS送信サービスの多くは、送信に特化しているため、チャット形式のように双方向でメッセージを行うことができません。しかし、一部のサービスにはオプションになる傾向がありますが、「双方向SMS」などの呼び方をする機能があります。
物流・運送業界においては、双方向の必要性があるため、できるだけ双方向ができるサービスを選ぶと良いでしょう。
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