1. エラーメールの放置はリスク大!メール配信でエラーが発生してしまう原因と対処法とは?

エラーメールの放置はリスク大!メール配信でエラーが発生してしまう原因と対処法とは?

公開日:2019/10/09  更新日:2019/10/29
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エラーメールが発生してしまう原因と対処法とは?


メール配信をした際に、エラーで返ってきてしまうケースがありますが、そのメールアドレスがなぜエラーとなってしまったのか理由を把握していますか?

ひとことにエラーメールと言っても、原因は様々です。例えば一時的なものなのか、恒久的に届かないものなのか等エラーの状況を把握し、もし重要な要因である場合は早急な対応が必要となります。

メルマガ運用を行ううえで担当者を悩ませる課題としても、配信エラーの処理と管理があげられます。そもそもエラーメールが発生しているという認識がなく、メルマガ購読者から「届くはずのメルマガが届いていない」といった問合せがあって初めて気づいたというケースも多々あります。

今回はメール配信時にエラーとなる理由と、配信の際にエラーにしないための対策方法をご紹介します。



目次

メール配信エラー、Mail Delivery Subsystemとは?

配信エラーケース1.メールアドレスが間違っている場合

配信エラーケース2.添付ファイルや件名、文面に問題がある場合

配信エラーケース3.相手のメールサーバーや設定による場合

完璧ではない?エラーメールの対応策とは

まとめ



メール配信エラーを知らせる英文メール「Mail Delivery Subsystem」とは?


配信したメールが何らかの理由で正しく送られなかった場合、「Mail Delivery Subsystem」からどのメールアドレスが配信エラーとなったかという理由が記載されて届きます。

エラーメールに関するお問合せをいただくなかで少なくないのが、エラーの通知自体を「迷惑メールでは!?」と勘違いしてしまって放置してしまうケースです。配信エラーを知らせるメッセージの内容は英語の文面で送られてきますので、迷惑メールと認識してしまう方もなかにはいらっしゃるようです。

配信エラーの要因として、代表的な例としては以下が挙げられます。エラー要因の英単語が何かしら表記されているはずです。


メールアドレスが存在しない場合


 例:User unknown

 メール受信者のメールアドレスが間違っている、または存在しないため有効でないと判断できます。


スパムメールと判定された場合


 例:Message content rejected

 スパムメールと判定されたことにより、配信できなかったと推測できるケースです。


メールボックスの容量が許容量を超えている場合


 例:Storage quota exceeded、Message size exceeds remaining quota

 メールアドレスは存在するが、メールボックスが一杯と判断できます。
 メール受信者が、受信ボックスからメールを削除しないまま放置しているケースが考えられます。


メールサイズを超過している場合


 例:Too much mail data

 配信するメールコンテンツのサイズが大きすぎるために、配信エラーとなるケースです。

メール配信結果として配信成功したのか失敗したのか、それとも一時的な失敗で再配送可能なのか等メール配信システムにはエラーやバウンスとなった理由を解析する機能もありますので、今一度ご利用中のシステムからエラーログの詳細を確認してみてください。

今回は上記の中でも特に気を付けていただきたいケースをピックアップして対策方法をご紹介します。



配信エラーケース1.メールアドレスが間違っている場合


上記にご紹介したようにメールアドレスが間違っている、または存在しない場合にエラー理由として表示されます。

 表記例:User unknown

そのメールアドレスは有効でないと判断できます。

よくあるのがメルマガ登録をしてもらう際にタイプミスや抜け漏れが発生してしまうケースです。
電話や何かしらの方法でコンタクトが取れる受信者であれば、メールアドレスを再登録してもらうことで解決できます。そもそも誤ったメールアドレスを登録されないような入力フォームを用意することで根本原因を断つ方が効率的です。

メール配信システムでは、メールアドレス登録時に同じメールアドレスを再度入力させることで正確な登録を促すようなフォーム機能が付随しているサービスもありますので、そのような機能をぜひ活用してみてください。

また、これまで配信が出来ていたのにエラーとなった場合は、タイプミスではなくメールアドレス自体が無くなっているケースもあります。BtoBの場合によくあるのが退職によりメールアカウントが廃止されるケースです。配信対象が減ってしまうという点で残念がる方もいらっしゃいますが、その宛先を保持する意味はありません。その後のリスクや効果測定に影響することもあり、次回以降の配信からは除外されるように処理することを推奨します。

大きな理由としては、届く見込みのないメールアドレス宛にメールを配信し続けることで、IPレピュテーションが下がってしまい到達率に影響してしまうほか、「迷惑メール業者である」と判断されるリスクが高まりますので、特にご注意いただきたいポイントです。

 参照:メールの到達率に重要なIPレピュテーションを理解しよう



配信エラーケース2.添付ファイルや件名、文面に問題がある場合


添付ファイルがウィルス感染しているため、相手に届けられないケースです。
メール配信時にファイルを添付した際、システム側でウィルスチェックされるシステムを導入するか、もしシステム側でのチェック機能が備わっていない場合は、添付する前にウィルスの有無がスキャンできるソフトウェアを用いてチェックするようにしてください。

また、件名や文面に問題があるケースでは、意味を成さない文字列や不適切な文言・表現が含まれている事が考えられます。具体的には「!(びっくりマーク)」などの記号を多用。「無料」「絶対稼げる」など、詐欺を連想されるような単語、公序良俗に反する、またはそれらに関連する単語です。

各IPSはスパムメールに関する膨大な情報をデータベースに蓄積しており、その情報をスパムフィルター等の対策に活かし判定基準を定めています。迷惑メールと判断がされるとメール受信をブロックします。ただし、どの単語が含まれるとブロックされてしまうのかといった判定基準の詳細は公開されていません。

※スパムフィルター
受信したメールを解析し、スパムメール(迷惑メール)であるかどうかを判定する仕組みです。
スパムメールによく使われるキーワードが含まれているか等、メール文書の内容から判定するコンテンツ評価の他、送信元のIPアドレスの信頼性を評価するIPレピュテーション、ホワイトリスト、ブラックリストなどのさまざまな手法が使われます。

このように配信自体をブロックされるだけでなく、ケース1同様IPレピュテーションや迷惑メール業者の疑いがかかる可能性に繋がります。



配信エラーケース3.相手のメールサーバーや設定が問題の場合


メールサーバー側で拒否されてしまう、または購読者自体に受信拒否設定をされていると推測できるケースです。


 例:Your envelope recipient is in my badrcptto list


メールが受信者のメールボックスに届くまでには、裏では多くのシステムやサーバーを経由しています。さらにメールの受け手となるISPや携帯キャリアでは、日々増加するスパムメールを防止するために、さまざまなスパム対策を行っています。ケース2.の件名や文面中の単語が「スパム判定基準」に引っかかってしまう事と同様の部分でもありますが、メールシステム側の設定によって各IPS側のメールサーバー側の設定に引っかかるケースです。

対処法としては、下記のような対策を行うことで、IPレピュテーションを良い評価を保つ必要があります。

・一斉配信に適したシステムを利用する


・DNSを正しく設定する


・SPFやDKIMなど、メールのなりすまし対策を行う


・メールが届かないアドレスがないよう、定期的にクリーニングを実施


・メールアドレスは適切な方法(オプトイン取得)で収集する



一斉配信に適したシステムを用い、適切な設定や対策はもちろん受信者の多くに迷惑メールの通報をされないよう、メールのコンテンツはメルマガ購読者にとって有益な情報を提供することも大切なポイントです。

少し話が逸れますが、いまだにメーラーソフト(Outlook等)の一斉配信用途ではないツールを利用し、数百数千件に近いメールをBCC配信している会社もありますが、望ましくありません。「BCCで送るはずがCCで配信してしまった」といった配信ミスによる情報漏えいでニュースになっているのもこの利用をされているパターンです。メールが届かないトラブルのみならず、企業やサービス自体の信頼回復が非常に困難となりますので、絶対にお勧めできません。

 参照:迷惑メール対策となる技術とは
 参照:送信ドメイン認証技術(SPF、DKIM )やDMARCとはどのような仕組みか?


完璧ではない?エラーメールの対応策とは?


「メルマガのコンテンツ自体も問題が無く、上記ケースには該当していないはずなので安心」という方もいらっしゃるかと思います。残念ながら、これで完璧とは言えません。

例えば共用サービスを利用して配信していた際に、意図せず他ユーザーの影響を受けてしまうことがあります。一般的なメール配信サービスでは、メールの送信用IPアドレスを複数のユーザーで共用しているケースが大半です。そのため自分は正当なメールの運用をしていたとしても、IPアドレスを共有している他の利用者が迷惑メールを配信してしまうとIPレピュテーションのスコアが下がり、同じサービスでIPを共通利用している自社にも影響を受け、配信が滞るケースがあります。そのような影響を防ぐためにも、配信システムを選ぶ際は、信頼に値する企業のみが利用するサービスを選ぶようにしてください。

またメール配信システムでは、一定のエラーメールを受け取った場合にアラートが通知される仕組みがあります。思わぬ影響を受けた場合にも即時に対処できるような仕組みや機能が備わっているサービスを選ぶこともポイントです。

参考:メールの到達率に重要なIPレピュテーションを理解しよう

まとめ


今回ご紹介したエラーのケースは一部ですが、エラーが発生した際に原因を把握せず放置したままにしてしまうと後々リスクに繋がる事もあります。

確かに英文で送られてくることによって、一つ一つを丁寧にひも解くのに億劫さを感じ後回しにされがちではあります。メール配信システムによってはエラーを分析し原因を種別で判定できたり、次回以降は自動的に除外したりといった設定が可能なエラーアドレス管理機能が備わっているものがありますので、そのような機能を活用することで、極力不要な手間をかけずに最善の方法を選択してください。そして本来注力すべきメールマーケティング施策の時間の確保につなげていただけたら幸いです。



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