メール一斉送信の基本！効果的な配信方法と注意点

1つのメールを同時に複数人に送る「メールの一斉配信」は、効率的な連絡手段であるため、ビジネス・プライベート問わずさまざまなシーンで活用されます。

一方で、メールは仕組上、個人情報の取り扱い・特定電子メール法・送信相手の関係性によるマナーに気を付けなければトラブルに発展する可能性もあります。

当記事では、メールの一斉配信の方法や注意点なども解説していきます。

メール一斉送信は目的別に送り方が変わる

メールの一斉配信は、送る規模・目的によって適切な送り方が変わります。まずは、シーン別にみていきましょう。

小規模な一斉配信で、受信者同士で情報を共有したい

下記の例の通り、最大でも10名程度などで、受取った人同士も誰が受け取っているか知りたい。知ってもよいという状態の場合では、メーラーでTOやCCに入れて送る方法がよいでしょう。

小～中規模な一斉配信で、受信者同士で情報を共有したくない

それぞれ繋がりがない友人たちや、複数の企業にメールをする際は、受信者にとって知らない人にアドレスが知られてしまわないよう、TOやCCでメールすることは避けなければなりません。

ビジネスの場合は万が一の情報流出を避けるため、CRM（顧客管理ツール）などを使用して送るか、メール配信システムなどセキュリティの高い配信方法がオススメです。

プライベートの場合では、十分注意したうえで、メーラーにてBCCにアドレスを入れて送る方法か、定期的にメールを送るのであれば無料や安価に使えるメール配信システムを活用しましょう。

大規模な一斉送信を行いたい

1000件を超えるような大規模の場合は、主にメルマガなど販促的な用途が一般的でしょう。この場合は、セキュリティ対策となり高速・確実に送ることができるメール配信システムがオススメです。

メーラーで送ることはセキュリティの面から避けたほうが良く、CRMツールなどの場合は、到達の遅延や送信先のリスト管理など効率面を踏まえると避けたほうが無難でしょう。

メールの一斉送信する主な3つの方法を紹介

メーラーを使用してTO,CC,BCCを利用して一斉送信する方法を解説

普段ビジネスやプライベートで使っているメールを送受信できるツールのことをメーラーと呼びます。主にGmail・Yahoo!メール・Outlookや、docomo・auといったキャリアメールなどもあります。主に小規模な一斉送信に適しているツールです。

またメーラーで送信する場合には、TO,CC,BCCで送る方法があります。それぞれに目的が異なりますので注意して送りましょう。

【TO・CC】の一斉送信

メーラーで宛先を入力するTOやCCは複数のアドレスを入力することができます。入力されたアドレスは受信者側でも全て見ることができるため、上司にもメールを見てもらいたい。今度遊びに行くメンバーを紹介したいなど、情報共有を行うときに最適です。

【BCC】の一斉送信

複数のクライアントや、結婚式の案内など送り先の人同士につながりがない場合にはBCCで一斉送信することで、受信者が第3者にアドレスが知られてしまうことを防ぎます。

ただし、BCC送信は誤ってCC欄にアドレスを入れてしまいアドレスが知れ渡ってしまうなど、非常にトラブルの多い送信方法のため注意が必要です。特にビジネスにおいては個人情報流出による信用の低下による売上減などのリスクがあります。プライベートにおいても流出の方法によっては訴訟リスクにつながる可能性もあります。
送る際にはリスクをしっかり理解し、ダブルチェックなどを行いましょう。

メール配信システムを使用した方法

メール配信システムは主にビジネスで使用する「メールの一斉送信を行う専用ツール」のため、承認機能など誤送信防止の機能も備わっていることが多く、メーラーと比べて格段にセキュリティレベルが高くなります。
また、一斉送信を行うと各メーラーやメールサーバーはスパム（迷惑メール）と判定し迷惑メールフォルダに振り分けることや、受信拒否をされてしまう可能性があります。メール配信システムは、確実に相手に届けられるよう独自のノウハウを提供しているため、メーラーよりも高い到達率になります。

一斉送信によるリスクを避けるためには、本来はメール配信システム一択とも言えます。一方、基本的に月額料金など費用が掛かりますので、プライベートでの使用は向いていません。

CRMツールなど、管理ツールから一斉送信する方法

多くとも100社程度に対して休業案内などを送る際には、すでに企業情報を管理しているCRMツールを使用しての一斉送信が向いています。
ただし、CRMツールと一括りにまとめても、さまざまあるためツールによる違いはあります。

メリットは、送信した情報がそのままCRMのデータとして残るため、連絡した企業・していない企業を確認することができます。一方で、一斉送信専用ツールではないため、送信するアドレスリストを手作業で入れ替える場合や、送信の遅延などが発生する場合もあります。

メールの一斉送信で気を付けなければいけないこと

メールの誤送信に気を付ける

メールアドレスは、それ単体でも個人を識別できる場合には個人情報に該当する場合もあります。またメール内容が重要情報であれば誤って第３者に送ってしまうと機密情報流出の可能性もあります。

実際にトラブルとなるケースも多く、気を付けなければいけません。なるべくヒューマンエラーが起きないよう、メール配信システムなどの専用ツールを導入し、ダブルチェックを行って送信しましょう。

特定電子メール法に順守する

広告・宣伝メールを送る場合には「特定電子メール法」に準拠しなければなりません。破った場合には最悪1年以下の懲役となる可能性 があります。

特定電子メール法とは、広告・宣伝メールを送る場合には事前に承諾を得ること、受信者側が受信を拒む場合には速やかに配信停止が出来るよう購読解除のリンクをメールに記載すること、送信者の情報を記載することなどがあります。

特定電子メール法とは？メルマガ運用で注意すべきポイントを解説

送信件数によっては届かないケースも発生する

一斉送信は、通常のメールのやりとりではあり得ないデータ量となるため、各メーラー・メールサーバーはスパム（迷惑メール）と判定する場合があります。またGmail始めとして送信元に求める「送信者ガイドライン」というものがあります。SPF・DKIMというなりすましメールや、メールの改ざんなど迷惑メールによる受信者の被害を防ぐための取り組みをしなければなりません。

特にビジネスにおいては、メール配信システムなど正しく対応されているツールで一斉送信を行わないとメールが届かなくなる可能性があります。

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