メルマガ配信リストをメール配信システムで管理する効果的な方法について解説！

メルマガの配信やメールマーケティングを行うにあたり、メールの文面やデザインの工夫と同様に、メルマガ配信リストをこまめに更新・管理することが重要なポイントになります。

本コラムでは、「なぜ、配信リスト管理が重要なのか」「実際にどのような管理方法が適切か」などメール配信を行うみなさんの疑問に対して丁寧に解説し、実践的な内容を詰め込みました。

メルマガ配信はリスト管理が大事

メルマガの配信は、顧客に直接メッセージを届ける販促・プロモーション手段として有効な手段です。メール配信システムを活用すれば、メッセージ性の高いメールを誰でも簡単に作成でき、マーケテイング機能を用いてメルマガの精度を上げることもできます。

では、その配信リストは定期的に最新化され、正しく管理されているでしょうか？

実は、「配信リストの管理」はメルマガ配信の効果測定・分析業務と同じくらい重要になり、メールの到達率や開封率にも影響を与えます。

メルマガ配信リストの質を高めるために

まず初めに、「メルマガ配信リストの質を高める」という点について解説します。ここでの「質を高める」とは、「配信リストの最新化、および継続管理」を指し、自社のメルマガの到達率や開封率を上げるためのアクションとして捉えていただければと思います。

メルマガ配信リストの質を高めるための2つのアクションとは？

・無効アドレスへの配信を止める

無効アドレスとは、配信したにも関わらず何らかの理由でメールが届かないユーザーのことを指します。送信エラーが一定回数以上出てしまうなど、無効アドレスと判断できる場合は速やかに配信リストから除外するようにしましょう。

・開封率が低いユーザーを別リストに割り振る

長期にわたってメールへの反応が無いユーザーを、メインの配信リストとは別のリストへ振り分けます。そうすることで、メインの配信リストの開封率改善が見込め、より効果的なメールマーケティングをおこなうことができます。

また、長期間反応が無いユーザーには「最近の検討具合はどうですか？」「久しぶりに買い物しませんか」など別の切り口でのメールを配信し、ユーザーの状況にあわせたメール配信をおこなうのも一つの手です。

リスト管理を行う際は、例えば「毎月1日に配信リストを精査する」と決め、上記のポイントでチェックを行うのが良いでしょう。

メルマガ配信リストをメール配信システムで管理するメリットは？

・時間と手間がかからない

Excelでの管理と比較して自動化されているものが多く、工数を削減することができます。例えば、配信ごとに配信アドレスのリストを抽出する作業や、配信エラーの履歴を残し、管理する機能が備わっているものがあります。

・重複配信を防げる

無効アドレスに何度もメールを送ってしまうと、配信元のIPアドレスやドメインが「迷惑メールを配信するサーバである」と認識され、ブラックリストに登録されてしまう可能性があります。このようなことが起こると、どれだけ良いコンテンツのメルマガを作成しても、到達率が上がらないといったことに陥りかねません。

メール配信システムを使用すると、重複したアドレスの自動削除や無効アドレスに対しアラートを上げる機能が搭載されていることが多く、簡単に管理できるようになります。

メルマガ配信リストを効果的に集める方法は？

・ブログなどの情報発信ページに登録導線を設ける

業界問わず、情報発信の手段としてブログやNoteを定期的に更新している方も多いのではないでしょうか。このような場で、さらに有益な情報や会員限定の情報を提供するためにメルマガ登録を推奨することもできます。メルマガ登録はフォームなど、ユーザーが手軽に登録できるものを作成するのがおすすめです。

・サービス利用者をセグメントする

例えば、すでにサービス利用の際などにメールアドレスを登録している場合もありますよね。その場合は、「年代」や「居住地」などでセグメントを分け、そのターゲットが欲しい情報を送れるようなリストを作ることが効果的です。メルマガは大量に送り付ければ良いということでなく、ユーザーにとって有益であると思える情報を提供することが重要です。そのため、不特定多数に同じ内容を送り続けることが無いよう、リストで管理できるようにしましょう。

メール配信システムを選ぶ際のポイントは？

・欲しい機能が備わっているか

まずは自社におけるメール配信の目的を整理しましょう。たとえば、「メルマガの配信によって売上を上げたい」のであれば、マーケテイング機能が標準的に備わっているシステムを選ぶのが良いでしょう。用途が明確であれば、システムを提供している企業側から必要な機能を提案してくれることもあるため、直接問い合わせたり、トライアルで機能を試してみるのもおすすめです。本コラムで述べている通り、メルマガ配信リストの管理がしやすいかという観点も非常に重要です。

・利用開始までの期間が短いか

検討～導入まで、どれくらいの時間がかかるかも気にしておきたいポイントになります。プロモーションを行いたいイベントがある場合は、それに間に合うように導入する必要がありますね。

また、サービスごとに「月額制（メールをを何通送っても料金は変わらない）」と「従業課金制（メールの配信通数に応じて料金が変わる）」があり、料金形態が異なります。メール配信を行う機会が多い場合は、月額制のシステムを選ぶと安心ですね。

・必要なセキュリティ対策が備わっているか

メールアドレスは個人情報となり、情報漏洩や誤送信には細心の注意を払う必要があります。国内のデータセンターを採用しているかといった基準や、セキュリティ対策として具体的にどのようなことが行われているか、また、万が一のトラブルの際の対応フローなどを確認しておくことが重要です。メール配信システムをご検討の方に向け、「メール配信システムとは？」といった疑問や注意すべきポイントをまとめた記事を用意しましたので、宜しければぜひ読んでみてくださいね。

記事：メール配信システムとは？機能やサービス比較、目的別の選び方。おすすめポイントを解説！

まとめ

・メール配信リストの質は「到達率」「開封率」にも影響を与える！

本記事にて紹介したメール配信リストの管理方法を実践し、メールマーケティングの精度を上げましょう。

・リストの質を高めるには、「無効アドレスへの配信を止める」「開封率が低いユーザーを別リストに割り振る」ことが有効

上記のポイントを抑えることにより、メールの到達率が改善し、より信ぴょう性の高いマーケティングデータを得ることができるようになります。

・リストの管理には「メール配信システム」を導入するのがおすすめ

これまで手動で行っていた作業の手間が省けるだけでなく、ヒューマンエラーによる思わぬ抜け漏れを防ぎ、よりセキュリティ面を担保したメルマガ運用が可能に。