退職メールの書き方とは？注意点や例文など解説！

転職・退職する時、最後に送るメールが「退職メール」です。
今までのお礼をしっかり伝える大切な業務です。また社員としての関係は終わりでも、社会人としては今後も縁があるかもしれません。立鳥跡を濁さないだけではなく、良い関係性が続くよう丁寧に送るようにしましょう。

当記事では、退職メールの目的・マナーから例文など網羅的に解説します。

退職メールを送る目的とは

退職メールは、形式的に送ることが多いと思いますが、以下の目的を改めて確認しましょう。

退職を決めた時点で、さまざまな感情が渦巻いていることでしょう。なかにはマイナスの感情がある場合もあるでしょう。しかし、社会人として礼儀を持って大切に伝える必要があります。

また主に社外の人への退職メールでは、感謝や良好な関係を保つためだけではなく、社外の人が混乱しないように、社内の人が円滑に業務できるようにすることも大切です。

退職メールでのマナー・気を付けること

感謝の気持ちなど伝えたいことはたくさんあるかもしれません。しかし、以下の点は気を付けてメール文章を作成しましょう。

退職理由は書かない

基本的に退職理由は記載せず「一身上の都合」や退職することのみ伝えるようにしましょう。
特にネガティブな内容などは避けましょう。結婚・出産・定年などの場合でも同じです。ただし、おめでたい内容の場合においては、相手の関係性を踏まえて記載するのもよいでしょう。

基本は簡潔に気持ちを伝える

退職メールは、基本的に挨拶のメールです。多々感謝を伝えたい場合でも読む人の負担などを考え、要点に絞り簡潔に送るようにしましょう。

伝えたいこと、感謝したいことが多々ある場合には、電話や直接お会いするなど他の方法も検討するとよいでしょう。

あくまで基本であり、関係性次第では、形式に沿わず一定の量になってもよいでしょう。

退職メールは、社内向けと社外向け異なる

退職メールは、社内向けに送るものと社外向けに送るものでは、送るタイミングから内容までさまざま異なります。主な違いは以下の通りです。

	社内向け	社外向け
タイミング	最終出社日	最終出社日の２週間前
送り方	一斉送信	個別送信
主な内容	挨拶・感謝のみ	後任紹介も記載

最大の違いとして、社外の場合は退職しても会社対会社の関係性は変わらないため、社外の人・社内の人双方に影響を最小限に抑えるために配慮が必要という点です。

では、それぞれのケースにおいて気を付け点と例文を解説していきます。

社内向けの退職メールの送り方

社内向けの退職メールの場合、あくまで挨拶と感謝を伝え、気持ちよく退職することと共に、今後も良好な関係を保つために送ります。

そもそも退職メールを送る前に、上司には退職の意思を伝えたり、社員には引継ぎを行ったり送別会などで、事前にメール以外での退職の挨拶をするシーンが多いでしょう。そのため、基本的には形式的に済ませ、最終出社日に送ることが一般的です。

社内向け退職メールの例文

「入社当初から～お礼を申し上げます。」の部分には、２～３行程度で実際に感じた感謝のポイントやエピソードを記載するようにしましょう。

取引先など社外向けの退職メールの送り方

社外の場合は今後の企業対企業の関係性が良好になるよう、後任の紹介が必要になります。円滑に引継ぎが行われるよう注意を払って送りましょう。何かあった時に対応できるよう最終出社日の２週間前程度に送ることをオススメします。

また誤送信防止や、１社１社に丁寧に送るためにも企業ごとに個別送信することがこのましいでしょう。

社外向け退職メールのMTG設定パターン

よくある疑問点

送る人送らない人の基準は？

感謝になった人、今後も良好な関係を保ちたい人はもちろん、「業務で関わっている人」に対しては送りましょう。取引先であれば、既に担当が違う人になっているなど既に直接なかかわりがない人においては、基本的に送る必要はないでしょう。

社内に対して正社員以外でも送るべき？

パート・派遣・業務委託問わず、会社で業務をしていた人は皆送るべきでしょう。

最終出社日に、社内への挨拶（スピーチ）がある場合は送るべき？

数人規模などの会社であれば、必要はないでしょう。ただし基本的には、メールも送りましょう。挨拶（スピーチ）では、メールとは異なり具体的なエピソードを盛り込むなど、オリジナリティを加えます。一方、メールでは例文の通り形式的に挨拶をしましょう。

退職メールに対して、返信がきた場合はどうすればいい？

基本的に返す必要はありません。ありがたく受け取り読みましょう。ただし、返信したい相手であれば適宜返事しても問題ありません。

さいごに

いかがでしょうか。ここまで紹介したものは飽くまで基本でありマナーの部分です。実際には個々の関係性などがあるため、柔軟に調整し、気持ちよい退職メールを送るようこころがけましょう。