謝罪メールってどう書くの？書き方を例文とともに紹介

ビジネスや個人のコミュニケーションにおいて、時には誤解やミスが発生し、その際に必要なのが「謝罪メール」です。 トラブルによる信頼低下を出来る限り抑え、今後も円滑なコミュニケーションを取るために謝罪メールは重要です。

この記事では、謝罪メールの重要性から、効果的な書き方、ポイント、そして例文までを詳しく紹介します。誠実なコミュニケーションの鍵となる謝罪メールの作法を身につけましょう。

謝罪メールを送る前に確認したいポイント

謝罪メールを送るということは、何かしらのトラブル・問題が発生しており、相手側に迷惑かけてしまった状況です。そのため、目的はトラブル・問題の影響を最小限に抑えることにあり、以下2つの点に注意することをオススメします。

謝罪メールが最善なのかを確認する

謝罪メールより、電話のほうが早い場合や、直接会ってお詫びしたほうが信頼回復につながる可能性もあります。特に大きなトラブル・問題、連絡に急を要する場合は謝罪メールの送付の有無に関わらず、直接お詫びしたほうが良いでしょう。
一方で、謝罪相手に会えない状況や、軽微なメール誤送信の場合などは、謝罪メールが最善の可能性もあります。

トラブル・問題の大きさ・内容、そして相手との関係性を踏まえて、謝罪メール送付の有無・タイミングを考えましょう。

問題が発生した際は、まず上司などに報告・相談をする

問題が起きた後、慌てて謝罪メールを送ることはNGです。内容が整理できないことや、冷静でないために更なるミスに発展する場合があります。

まずは、問題・トラブルが起きたことを上司に伝え、どのような手段でどのようにお詫びするか確認をしましょう。

謝罪メールを送る時のポイント

迅速に送ること

上司などに報告・連絡・相談をしたうえで、送る必要の場合には迅速に送ることが必要です。特に相手が問題・トラブルに気づいていながら、お詫びも遅れてしまうと大きな信用問題にかかわります。

簡潔で分かりやすく伝えること

謝罪メールには、長い挨拶や遠回しの言い方などをせず、簡潔に分かりやすく伝えることを意識しましょう。メールの件名も「〇〇のお詫び」など、内容を分かりやすくしましょう。

経緯は具体的に伝えること

問題の経緯、日時などを正確に、具体的に記載しましょう。また簡潔に伝えることも重要なため、箇条書きにするなど相手が読みやすいように配慮することも大切です。

改善策・対応も伝えること

たびたびトラブル・問題を発生させる会社・担当と思われてしまうと信用問題につながります。「今後、このようなことが起らないよう、〇〇します。」など改善策を伝えることも大切です。

ダブルチェックをしましょう。

謝罪メールにミスがあると、相手にとっては「ミスばかり」という印象を受け取られてしまう可能性があります。謝罪メールを送る時には、誤字脱字や内容が分かりづらくないかなどダブルチェックを行うようにしましょう。

謝罪メールの書き方

上の画像はWebサイトからの問い合わせ対応に遅れた場合の謝罪メール例です。

先ほどなるべく素早い対応が良いとお伝えいたしましたが、謝罪メールだからと言ってとりあえず謝れば良いということではありません。お客様から指摘を受けた際などには、内容によって「どちらに非があるのか」をしっかりと判断し、謝罪すべき時に適した対象にしましょう。時にはすべてに謝罪するのではなく、部分的に謝罪を行い相手に納得してもらえる書き方を意識しましょう。

また、謝罪メールでは、「お客様が困っている」ということを念頭に置いて書くと良いでしょう。そうすることでおのずと原因を素直に伝えることや同じことが起きないようにする対応策など説明に必要な事項を書くことができるでしょう。

ほとんどのお客様が謝罪と同時に原因の把握を求めるものです。原因の説明があるかないかで今後の信用面にも関わるので注意しましょう。

謝罪メールの文例3選

今回「謝罪メール」の文例として挙げるのは、ビジネスシーンでよくあるケースです。これから紹介するものはどれもすぐにお使いいただけるものになっているので、謝罪メールを書く際の参考にしてください。

納期遅延をしてしまった際の謝罪メール

納品遅れに関する謝罪メールの例文です。

納品遅れについてまず謝罪をしたうえで、先方に対して発送日と到着予定日を伝えましょう。また、遅れの原因について、原因がはっきりとしていない場合でも原因の解明に努めていることを真摯に伝えましょう。

誤ったメールを送ってしまった際の謝罪メール

メールの誤送信に関する謝罪メールの例文です。

誤ったメールを送った日時（件名）を伝えたうえで、誤っている箇所と訂正文を合わせて送りましょう。しっかりと謝罪をして今後同様なミスが無いように努める意思を伝えましょう。

システム障害を起こしてしまった際の謝罪メール

システム障害に関する謝罪メールの例文です。

システム障害が絶対に起こらないシステムなどないと言えます。そのため万が一の障害に備えて常に対応方法を考えておくことは大切です。

上の2件の事象より大事になるため社内で文面を複数回確認しながら作成しましょう。上記の表現はあくまで例文となるため、実際に起こった事象とその原因に合わせて真摯な対応を心掛けるとよいでしょう。

まとめ

今回は、謝罪メールの書き方を例文を交えながら紹介しました。
もちろん謝罪メールを送るようなことにならないというのが一番よいですがそううまくいかないのがビジネスだと思います。

この記事では様々な例文を紹介しましたが、何より大切なことは『対応の早さ』『真摯な対応』になります。
ミスをしてしまい怒られるのが嫌だからと後回しにせずどんなミスであってもいち早く謝罪の連絡をするように心がけましょう。