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謝罪メールってどう書くの?書き方を例文とともに紹介

公開日:2023/09/25
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ビジネスや個人のコミュニケーションにおいて、時には誤解やミスが発生し、その際に必要なのが「謝罪メール」です。

謝罪メールは、信頼を築くために欠かせないスキルであり、効果的に伝えることが成功への第一歩です。

この記事では、謝罪メールの重要性から、効果的な書き方、ポイント、そして例文までを詳しく紹介します。誠実なコミュニケーションの鍵となる謝罪メール、その秘訣に迫りましょう。


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謝罪メールの重要性とは

謝罪メールは、ビジネスのコミュニケーションにおいて非常に重要です。

以下では、その重要性について詳しく紹介します。

(1)信頼の構築
謝罪メールは、誤解、ミス、誤った判断などが原因で他者との信頼関係に傷がついた際に、信頼を取り戻すための重要な手段です。謝罪の誠実さと誠実さが伝わるメールは、相手に対する信頼感を回復し、将来の関係を構築する要となります。

(2)イメージの修復
誤った情報や行動によって傷ついた自己イメージやブランドイメージを修復するためにも、謝罪メールは有効です。適切な謝罪が行われれば、過去の失敗から学び、前向きな変化を示す機会となります。

(3)機会の喪失防止
謝罪メールが適切に行われない場合、顧客やビジネスパートナーが関係を解消する可能性が高まります。しかし、適切な謝罪が行われれば、関係を維持し、将来の機会の喪失を防ぐことができます。

要するに、謝罪メールは誠実さ、信頼性、プロフェッショナリズムを示す手段として非常に重要です。適切に書かれた謝罪メールは、関係の修復や成長に寄与し、ポジティブなコミュニケーションの基盤を築きます。

謝罪メールを書く時の注意点とポイントとは

謝罪メールを書く際には、注意点とポイントがいくつかあります。
以下に、謝罪メールを効果的に書くための要点を紹介します。

注意点

【誠実さと率直さ】
謝罪メールは誠実で率直な表現を用いることが重要です。問題を隠さず、誤りを認めましょう。

【責任の受け入れ】
誰が問題の責任を持つのかを明確にし、責任を受け入れる姿勢を示しましょう。

【誤りの原因と改善策】
問題の原因を説明し、今後の改善策や予防策を述べることで、同様の問題が再発しないようにしましょう。

【相手の立場を理解】
相手の立場や感情を考慮し、共感の意を示すことが大切です。

【簡潔で明瞭な表現】
謝罪メールは簡潔かつ明瞭な言葉で書かれるべきです。冗長な表現を避けましょう。

【タイミング】
問題が発生したら、速やかに謝罪メールを送ることが大切です。適切なタイミングで対応しましょう。

ポイント

謝罪メールを書く時のポイントは主に以下の2点になります。

ポイント①
謝罪の早さ

ポイント②
「何に対しての謝罪なのか」「なぜその問題が起こったのか」「対応策は何なのか」を明記する

お詫び、謝罪のメールは人間の心理上避けて通りたいことであるため、対応を後回しにしがちです。問題が発覚してから時間が経てば経つほどお客様の不安感、不信感が大きくなるため、迅速に対応しましょう。

また、お客様がメールを見てすぐに何のメールかがわかるように「件名」を分かりやすくすると良いでしょう。文章の中身には謝罪の言葉はもちろん、「なぜその問題が起こったのか」「対応策は何なのか」といった理由などの説明を言い訳せずに真摯に伝えることが大切です。

謝罪メールの書き方

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上の画像はWebサイトからの問い合わせ対応に遅れた場合の謝罪メール例です。

先ほどなるべく素早い対応が良いとお伝えいたしましたが、謝罪メールだからと言ってとりあえず謝れば良いということではありません。お客様から指摘を受けた際などには、内容によって「どちらに非があるのか」をしっかりと判断し、謝罪すべき時に適した対象にしましょう。時にはすべてに謝罪するのではなく、部分的に謝罪を行い相手に納得してもらえる書き方を意識しましょう。

また、謝罪メールでは、「お客様が困っている」ということを念頭に置いて書くと良いでしょう。そうすることでおのずと原因を素直に伝えることや同じことが起きないようにする対応策など説明に必要な事項を書くことができるでしょう。

ほとんどのお客様が謝罪と同時に原因の把握を求めるものです。原因の説明があるかないかで今後の信用面にも関わるので注意しましょう。

謝罪メールの文例3選

今回「謝罪メール」の文例として挙げるのは、ビジネスシーンでよくあるケースです。これから紹介するものはどれもすぐにお使いいただけるものになっているので、謝罪メールを書く際の参考にしてください。

納期遅延をしてしまった際の謝罪メール

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納品遅れに関する謝罪メールの例文です。

納品遅れについてまず謝罪をしたうえで、先方に対して発送日と到着予定日を伝えましょう。また、遅れの原因について、原因がはっきりとしていない場合でも原因の解明に努めていることを真摯に伝えましょう。

誤ったメールを送ってしまった際の謝罪メール

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メールの誤送信に関する謝罪メールの例文です。

誤ったメールを送った日時(件名)を伝えたうえで、誤っている箇所と訂正文を合わせて送りましょう。しっかりと謝罪をして今後同様なミスが無いように努める意思を伝えましょう。

システム障害を起こしてしまった際の謝罪メール

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システム障害に関する謝罪メールの例文です。

システム障害が絶対に起こらないシステムなどないと言えます。そのため万が一の障害に備えて常に対応方法を考えておくことは大切です。

上の2件の事象より大事になるため社内で文面を複数回確認しながら作成しましょう。上記の表現はあくまで例文となるため、実際に起こった事象とその原因に合わせて真摯な対応を心掛けるとよいでしょう。

まとめ

今回は、謝罪メールの書き方を例文を交えながら紹介しました。
もちろん謝罪メールを送るようなことにならないというのが一番よいですがそううまくいかないのがビジネスだと思います。

この記事では様々な例文を紹介しましたが、何より大切なことは『対応の早さ』『真摯な対応』になります。
ミスをしてしまい怒られるのが嫌だからと後回しにせずどんなミスであってもいち早く謝罪の連絡をするように心がけましょう。


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この記事の著者

五月女 翔
某ITベンチャー企業にてフィールドセールスに携わる。 ユミルリンク入社後はインサイドセールス担当として、獲得リードのナーチャリング~商談化を担う。普段お客様との電話コミュニケーションで得た経験から、「お客様に寄り添ったわかりやすい記事」を心掛けています。
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