メールマガジンにおける基本中の基本！オプトイン/オプトアウトとは？

メールマガジンの配信を行ううえで、必ず守っていただきたいオプトイン/オプトアウトの義務。
迷惑メールを規制するための法律規制として、「特定電子メール法」と「特定商取引法」があり、当製品サイトや情報ライブラリでもその重要性をご案内してきました。

今回は「具体的にどのようにしたら良いか？」という声があり、基本的な例としてご紹介したいと思います。
まずは、オプトイン/オプトアウトについておさらいしてみましょう。

オプトインとは

メールマガジンを購読してもらうには、配信するメールがどんなものであるか、購読者側に事前に承諾を得ること。

オプトアウトとは

「配信を停止してほしい」という意思の受信者に対し、メール配信を停止・解除を行うこと。

受信者がオプトアウトをスムーズに行うことができるよう、送信者の情報や解除方法など、特定事項をメール本文に記載する義務があります。
受信者より解除通知を受けた場合は、以降のメール配信は原則行えません。

オプトイン、オプトアウト共に悪意が無いとしても、受信者にとって分かりづらかったり、配信停止が困難なつくりの場合、人によってはそのメルマガが"迷惑メール"という認識になってしまい、その会社のイメージダウンや最悪の場合不買行動にもつながりかねません。

それでは実際にメール配信における運用上の例をご紹介します。

オプトインの取得例

例１）WEBサイト上にメルマガ購読用フォームを設置

このとき、初めから全てのチェックボックスに既にチェックされている作りにしないようにしてください。

また、ある程度スクロールしないとどのメルマガが届くか確認できないレイアウトで、広告主側の都合を優先するあまり購読者に不親切なつくりになっていると、後々のトラブルにつながるため避けましょう。

例２）個人情報の同意に含める

なお、メール配信システムには、標準でオプトイン規制に対応しているサービスもあります。
またはフォームを用いてユーザーに登録いただく際、メール配信に同意いただくためのチェック項目を設けておき、同意を取得した記録を保管することもできます。

オプトインをきちんととったところで、さぁ配信。
しかしながらBtoBの場合、少し気を付けていただきたい点があります。

名刺交換や問い合わせしてきたユーザーなど、オプトインを取得したとみなす場合や、オプトインを取得したが、受信者が忘れているケースもあります。

「配信希望した覚えはないのだが・・」とならないよう、メールマガジンを配信する際、文面の上部に＜当社の営業と名刺交換させていただいた方にもお送りさせていただいています＞などの一文を加えておく方法もあります。

実際に当社のメールマガジンでは、このように記載しています。

例１）問い合わせをしてきた相手へ送る場合

例２）名刺交換や、展示会などのイベントに参加者に送る場合

　※このメールは、弊社で名刺交換をさせていただいた方、展示会・イベントに
　　ご参加頂いた方、お問い合わせを頂いた方に配信しております。

オプトアウトの例

メールマガジンの文末、送信者情報エリアに購読解除のリンクを設けておくことが一般的です。
配信停止機能が無い場合や、メール配信数が少なく手作業でまかなえる場合は、「配信停止はこちら」などの案内を設け、クリックでメーラーが立ち上がるなどの遷移を配置しておく方法もあります。
例えばこのように記載します。

また、以下のように

すぐに配信停止の手配が出来ない場合は、どのくらい時間を要するかを記載しておくと、より親切です。

まとめ

このように、一見基本的なようですが、その後の送信元に対する印象を左右する重要なマナーでもあります。

「迷惑メールを送らないために知っておくべき法規制」でも紹介しておりますが、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」は悪質な広告や迷惑メール業者などを規制するために施行されており、違反した場合1年以下の懲役又は100万円以下の罰金（法人は3000万円以下の罰金）が課せられることも。

きちんとオプトイン/オプトアウトの体制がとれているか、かつ受信者にとって簡単に配信解除ができるようになっているか、いま一度見直してみてください。

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