メール配信で守るべき「特電法」と配信停止手続き方法

• ツイート
• 

メルマガ配信の行う上で、遵守しなければならない法律「特定電子メール法」（特電法）があるのはご存知でしょうか？
もしこの法律を違反してしまうと、厳しい罰則が科されることもあります。
この記事では、「特定電子メール法」に違反しないためのポイント、そして配信停止の手続き方法までを詳細に解説していきます。
メルマガ配信をご検討中の方、すでに運用されている方もぜひ一度お読みください。

特定電子メール法（特電法）とは？

特定電子メール法とは、短時間のうちに無差別かつ大量に送信される広告や宣伝メール（一般的に「迷惑メール」と呼ばれるもの）を規制することを目的として、2002年に施行された法律です。

特定電子メール法は、スパムメールの増加に伴う問題を解決し、良好なインターネット環境を維持するために重要な役割を果たしています。
一方で、この法律に違反すると、罰金や懲役を科される可能性もありますので、企業や個人がメール配信を行う際には、法的な規制を遵守することが不可欠です。

メルマガ配信で法律違反にならないためのポイント

それでは、どうすればこの法律に違反せずメルマガ配信ができるのでしょうか。
メルマガ配信で法律違反にならないための3つのポイントを解説します。

①メール配信前にオプトイン（同意）を得る

まず、オプトインとは配信するメールがどんなものであるか、受信者側に事前に承諾を得ることを意味します。
特定電子メール法では、「あらかじめ同意した者に対してのみ広告宣伝メールを送信することができる」と規定されています。
つまり、同意をとっていない人に対して勝手にメール配信をおこなってはいけないのです。

ただし、このオプトインにも例外があり、
・すでに取引関係にある者に対してメールを送信する
・名刺などの書面により自己の電子メールアドレスを通知した者に対して送信する場合
上記の場合は、同意がなくてもメール配信を行うことができます。

メール配信サービスを提供する私たちにもよくお問合せいただくのですが、どこかからリストを購入してメルマガ配信するのはNGで、展示会等で自分たちで集めた名刺のリストにメルマガ配信を行う場合はOKです。

②同意を証明する記録を保存する

同意を得て、いざメールを配信するにあたり、受信者から送信することについて同意をとっている旨の記録を保存する必要があります。

また同意の取得に際し、送信者などが書面の提示、電子メールの送信、ウェブサイトから通信文の伝達をしていた場合は、電子メールアドレスのリストに加えて、以下の事項を保存内容とすることも可能です。
‐当該書面に記載した定型的な事項
‐当該電子メールの通信文のうち定型的な事項
‐WEBサイトに表示された事項のうち定型的な事項

・保存すべき内容
個別の電子メールアドレスについて、同意を受けた際の状況を示す記録（時期と方法など）

・保存期間
記録の保存に係る広告宣伝メールを最後に送信した日から１ヶ月

③オプトアウト（配信停止）

オプトアウトとは、「配信を停止してほしい」という意思の受信者に対し、メール配信を停止・解除を行うことです。
受信者がオプトアウトをスムーズに行うことができるよう、送信者の情報や解除方法など、特定事項をメール本文に記載する義務があります。
受信者より解除通知を受けた場合は、以降のメール配信は原則行えません。

オプトイン、オプトアウト共に悪意が無いとしても、受信者にとって分かりづらかったり、配信停止が困難なつくりだったりする場合、人によってはそのメルマガが"迷惑メール"という認識になってしまい、会社のイメージダウンや最悪の場合不買行動にもつながりかねません。

オプトインの取得例

例1）WEBサイト上にメルマガ購読用フォームを設置

このとき、初めから全てのチェックボックスに既にチェックされている作りにしないようにしてください。
また、ある程度スクロールしないとどのメルマガが届くか確認できないレイアウトで、広告主側の都合を優先するあまり購読者に不親切なつくりになっていると、後々のトラブルにつながるため避けましょう。

例2）個人情報の同意に含める

なお、メール配信システムには、標準でオプトイン規制に対応しているサービスもあります。
またはフォームを用いてユーザーに登録いただく際、メール配信に同意いただくためのチェック項目を設けておき、同意を取得した記録を保管することもできます。

オプトインをきちんととったところで、さぁ配信。
しかしながらBtoBの場合、少し気を付けていただきたい点があります。
名刺交換や問い合わせしてきたユーザーなど、オプトインを取得したとみなす場合や、オプトインを取得したが、受信者が忘れているケースもあります。
「配信希望した覚えはないのだが・・」とならないよう、メールマガジンを配信する際、文面の上部に＜当社の営業と名刺交換させていただいた方にもお送りさせていただいています＞などの一文を加えておく方法もあります。

・問い合わせいただいた相手へ送る場合
「このメールは、弊社ウェブサイトからお問合せいただいた皆様やメルマガに登録いただいた方へお送りしています」

・名刺交換や、展示会などのイベントの参加者に送る場合
「このメールは、弊社で名刺交換をさせていただいた方、展示会・イベントにご参加頂いた方、お問い合わせを頂いた方に配信しております」

オプトアウトの例

メールマガジンの文末、送信者情報エリアに購読解除のリンクを設けておくことが一般的です。
配信停止機能が無い場合や、メール配信数が少なく手作業でまかなえる場合は、「配信停止はこちら」などの案内を設け、クリックでメーラーが立ち上がるなどの遷移を配置しておく方法もあります。
例えばこのように記載します。

また、すぐに配信停止の手配が出来ない場合は、どのくらい時間を要するかを記載しておくと、より親切です。
例）「メール配信停止の作業が完了するまで、3～7営業日を頂戴しております。
行き違いの際には何卒ご容赦くださいませ」

まとめ

このように、一見基本的なようですが、その後の送信元に対する印象を左右する重要なマナーでもあります。
「迷惑メールを送らないために知っておくべき法規制」でも紹介しておりますが、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」は悪質な広告や迷惑メール業者などを規制するために施行されており、違反した場合1年以下の懲役又は100万円以下の罰金（法人は3000万円以下の罰金）が課せられることも。
きちんとオプトイン/オプトアウトの体制がとれているか、かつ受信者にとって簡単に配信解除ができるようになっているか、いま一度見直してみてください。