リマインドメールとは？書き方と例文をわかりやすく解説

英語の単語である「remind」は思い出させるという意味があります。

多くの社会人は多忙で、大事な要件であっても忘れてしまうといったこともあり得ます。仕事を円滑に進めていくためには、思い出させるメール「リマインドメール」が大切です。

当記事では、リマインドメールについてポイントを解説したのち、書き方や例文についても紹介していきます。

リマインドメールとは？

リマインドメールとは、会議などの予定や、締め切りや期限のあるタスクが近づいてきた時に、再確認するメールを指します。翻訳すると「思い出させるメール」ですが、相手が忘れていなくとも「念のために確認する」目的もあります。

リマインドメールは、役に立った場合には感謝されるものの、不要に送り過ぎると失礼に当たることや、鬱陶しいと思われる可能性もあります。タイミングや書き方には一定の注意が必要です。

リマインドメールを送るケース

リマインドメールは、送るべきケースと送るべきタイミングがあります。それぞれ紹介します。

取引先・関係者から連絡がこないとき

納品日が近づいていながら連絡が来ていない時や、業務を依頼してから久しく連絡が来ていない時など、取引先・関係者から連絡がこない時にはリマインドメールを送りましょう。

特に、いつも連絡が来るタイミングで来ない場合には、忘れているか何かトラブルが発生している場合があります。また大きなプロジェクトなど、依頼範囲や量が大きい場合には進捗を把握しておく必要があるため、連絡が来ていない場合にはリマインドメールを送ったほうがよいでしょう。

一方、定期的に連絡が来ている場合や、短納期などで特に遅れていない場合に、心配だからという理由で送ってしまうと迷惑になってしまうため注意が必要です。

MTGや商談など予定が近づいたとき

MTGや商談は、主催者など重要だと思っている側が忘れるケースは少ないものの、呼ばれた側は忘れてしまうケースが十分にあります。

特に役職者など忙しい方や、「とりあえず話を聞いてみる」レベルの顧客の場合は、忘れられてしまうケースもあります。

そこで、MTGや商談の当日や前日に改めて日時と参加方法を伝えると良いでしょう。

期限が近く、提出されていない時

アンケート回答や参加者登録など、相手に何かをしてもらいたいケースでは、忘れている可能性があります。提出期限が近付いたタイミングでリマインドメールを送ると良いでしょう。

依頼してから締め切りまでの期間が長く、必要とする作業が多い場合には、１週間前など早めにします。締め切りまでの期間が短く、簡単な作業であれば３営業日などに連絡してもよいでしょう。

リマインドメールの件名の書き方

取引先・関係者から連絡がこないとき

あくまで例文であり、相手との関係性により適宜内容を調整しましょう。相手に気づいてもらい返答してもらうことが大切のため、タイトルには【再送】など目立つようなタイトルを入れるか、やり取りをしていたメールに対して変更せずに返信をしましょう。

MTGや商談など予定が近づいたとき時のリマインドメール例文

商談などに対してのリマインドメールでのポイントは、メールの件名を変えないことです。商談を設定した際にやり取りしたメールに対して返信をします。返信のメールを作成するさいに、件名の最初にRe:がつくケースが一般的ですが、消さずに送りましょう。

期限が近く、提出されていない時のリマインドメール例文

アンケートの回答や、何かの提出が必要になるさいのリマインドメールでのポイントは、入れ違いになる可能性を踏まえ、一文追加しておくことです。特に、専用フォームへの回答など、直接メール返信や担当者への連絡以外での提出を求めている場合には、メールを送る前後に対応されている場合があるためです。

リマインドメールを書く上で注意点

内容はシンプルで簡潔に書く

リマインドメールのゴールは「思い出してもらい行動してもらう」のみですので、思い出してもらいたい内容・日次のみなどを記載するようにしましょう。

周りくどい内容や、前半にリマインド部分の情報が多い場合には、目的を果たすための文章が隠れてしまう場合があるためです。

失礼が無いように丁寧な言葉を心掛ける

リマインドメール＝「思い出させる」メールは、急かすことや上から目線の印象を受けられる場合もあります。なかには急いでいたり、苛立つこともあるかと思いますが、ビジネスにおいては感情を出さず丁寧な言葉を心がけましょう。

特に「リマインドです」のようにリマインドの単語を使うことは、現在においては上から目線の印象を与え、良く思われないケースもあるため基本的に記載はさけましょう。

リマインドにはCuenoteSMSの活用も！

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