お断りメールの書き方を紹介！例文とともにポイントを解説

交渉ごとの多いビジネスでは、相手の要求にお断りをしなければいけない場面があります。特にメールで行う「お断りメール」は文章のみで伝えることになるため、相手との良好な関係を維持するためにも、手を抜けない業務の１つです。

この記事では、お断りメールの効果的な書き方、ポイント、そして例文までを詳しく紹介します。

お断りメールとは

お断りメールは、何かの依頼や要望・提案に対して、断る意思を伝えるメールのことです。

ビジネスはメールが主要なコミュニケーション手段の1つであることや、提案や業務の依頼など、何かをお願いされるケースも多いため、お断りメールを送る必要になるケースはあります。

そしてお断りをすることは、相手にとって望むべき結果に繋がらないことになるため、今後の良好な関係を維持するために、相手の気持ちに十分配慮した内容にすることが求められます。

お断りメールの基本とは

お断りメールをうまく送るためには、基本を理解して送ることが大切です。ここでは、お断りメールの基本について説明します。

丁寧さと明確さのバランス

お断りメールは、相手に対して断りを伝える一方で、相手の気持ちを傷つけないようにする必要があります。そのため、丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけましょう。しかし、あまりにも遠回しすぎたり、曖昧な表現を避け、明確な理由やポイントを示すことも大切です。

断る理由を具体的に

お断りの理由は曖昧ではなく、具体的で明瞭であるべきです。相手がなぜ断られたのかを理解できるようにしましょう。ただし、あまりにも個人的な理由や非難的な言葉を避け、建設的なアプローチを心掛けましょう。

相手の立場を尊重すること

お断りの理由が、相手の提案内容が良くないなどマイナスの点があったとしても、相手の立場を尊重して、否定や避難を避けるようにしましょう。もちろん、断る理由の具体的な理由・意見は問題ありません。

感謝を伝えること

お断りメールでは、相手への感謝の意を表すことが大切です。相手が提案や依頼をしてくれたことに感謝の気持ちを忘れずに伝えることで、関係を温かく保つことができます。

お断りメールの書き方のポイントとは

お断りメールを送る際に気を付けたいポイントがいくつかあります。ここでは、そのポイントについて紹介します。

適切な言葉の選び方

言葉はコミュニケーションの要であり、お断りメールでも特に注意が必要です。感情を尊重し、相手の気持ちを考慮しながら、穏やかで誠実な表現を選びましょう。例えば、「残念ですが」といった表現を使い、相手に対する敬意を示しましょう。

相手の感情に寄り添う

お断りメールでは相手の気持ちを理解し、共感の意を示すことが大切です。相手ががっかりしたり不快に思わないよう、丁寧な言葉遣いと共感の表現を取り入れましょう。相手の立場を考えた上で、理解を示すことが信頼を築く鍵です。

簡潔さと明瞭さ

長文や冗長な説明は避け、簡潔で明瞭な表現を心がけましょう。相手が迅速に理解できるようにすることで、コミュニケーションの効率性が向上します。

フォーマットと署名

お断りメールのフォーマットも重要です。適切なメールのタイトルや挨拶、本文、感謝の表現、署名を含め、整然とした構造を持たせましょう。また、自分の連絡先情報を提供し、相手からの返信を容易にすることも忘れずに行いましょう。

これらのポイントを実践することで、お断りメールは効果的なコミュニケーションツールとなり、相手との関係を損なわずに断りを伝えることができます。次の章では、実際のお断りメールの例文を通じて、これらのポイントを具体的に示します。

お断りメールで使える言い回しとは

お断りをしなければいけない状況で効力を発揮するのが「クッション言葉」です。以下では、よく使われるクッション言葉をいくつか紹介します。

あいまいにせずにはっきりと伝えることも必要ですが、「結構です」や「大丈夫です」では受け取りても少し嫌な気持になります。

メールは表情が見えない分表現がストレートになりがちなため、「クッション言葉」をうまく使って柔らかい表現にしましょう。

よくあるお断りのケースと文例

今回「お断りメール」の文例として挙げるのは、ビジネスシーンでよくあるケースです。これから紹介するものはどれもすぐにお使いいただけるものになっているので、お断りメールを書く際の参考にしてください。

サービス提案を断る際のお断りメール

イベントへのお誘いを断る際のお断りメール

社内のお誘いを断る際のお断りメール

まとめ

今回は、お断りメールの書き方を例文を交えながら紹介しました。
お断りと聞くとなかなか気が進まなくなりますが、しっかりと自分の意思を伝えつつ相手の嫌な気持ちにならないように、「誘いへの感謝」と「次の誘いの際はぜひ」という気持ちを表しましょう。

この記事では様々な例文を紹介しましたが、その時の状況によって使用するクッション言葉などを変えつつ、臨機応変に対応するとよいでしょう。