クラウド型メール配信システムとは？特徴やメリットを徹底解説

メルマガの配信や集客や告知キャンペーンなどを目的としたメールマーケティングを行うために「メール配信システム」は欠かせません。

そんなメール配信システムは、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型、ソフトインストール型の３種類ありますが、クラウド型が主流です。そこで、改めてクラウド型のメール配信システムはなんであるか、解説していきます。

クラウドサービス（SaaS）とは何か

クラウドサービスとは、インターネットを介してサービスにアクセス・ログインして利用するタイプのことで、SaaS（Software as a Service）と呼ばれることもあります。インターネットに繋がっていれば、サービスが稼働している場所を意識することなく、誰でもどこからでもアクセスすることが可能です。

すでに多くの人が利用しているGmailをはじめとしたメールサービス、スケジュール管理などのグループウェア、そしてメール配信システムなど、SaaSの形態でさまざまなアプリケーションが提供されています。

Saasの他にもクラウドサービスは存在し、提供されるサービスによってPaaSやIaaSといった複数の種類があります。

PaaS、IaaS

SaaS以外にもクラウドサービスはPaaS、IaaSなど多数の種類があります。それぞれ提供されるサービスが異なります。

IaaS（Infrastructure as a Service）

IaaSは、サーバーやストレージ、ネットワークなどのITインフラを提供するサービスです。AWS（Amazon Web Service）やAzure（Microsoft Azure）といったIaaSサービスがあります。

IaaSではストレージ、ネットワークなどのインフラがクラウドベンダーの仮想サーバーから提供され、ユーザーはその上でミドルウェアやアプリケーションを自由にインストールし、稼働させることができます。

クラウドサービスは仮想環境のスケールアウトにも柔軟に対応できるため、イベントなどで一時的にリソースが必要なときに便利です。

PaaS（Platform as a Service）

PaaSは、アプリケーションを実行するための環境を提供するサービスです。 IaaSで提供されているITインフラに加え、データベースやアプリケーションサーバーも含めて、クラウドベンダーから提供されます。

PaaSは一般のユーザーよりもアプリケーション開発者で利用されることが多いです。
アプリケーション開発者はPaaSを利用することで、開発環境を1から構築することなく準備でき、アプリケーションの開発のみに注力できます。

ソフトインストール型とは何が違う？

クラウド上で動作するソフトウェアやインフラ環境を利用するクラウドサービスと異なり、ソフトインストール型は手元のPCやサーバーに直接ソフトウェアをインストールし、動作させる仕組みです。

PCにソフトウェアをインストールする方法は、パッケージとしてお店で販売されているものを購入してインストールする場合と、
インターネット経由でソフトウェアをダウンロードしたあとに、PCにインストールする場合とがあります。

オンプレミスと何が違う？

オンプレミスは広義で言えば前述のソフトインストール型の一種です。
サービス提供元が導入先企業のシステムやニーズ・セキュリティ要件などに合わせて、専用にカスタマイズした状態のソフトウェアを提供し、使用者はそれを手元の環境にインストールして使用します。

クラウドサービスとは異なり、外部からサービスを利用するのではなく、自前でサーバーやネットワーク、ソフトウェアなどすべて準備し環境を構築、サービスを利用する利用形態です。

データセンターをはじめサーバーやネットワークを構築する場所や設備の準備、実際のサービスの構築に至るまで、初期費用が高くなります。
また、それらの機器のメンテナンスも全て自前で行わなくてはなりません。

その分、環境のカスタマイズは自由に行えます。
クラウドサービスはクラウドベンダーから提供された機能を利用するため、カスタマイズがそれほど自由には行えません。

オンプレミスの場合、サーバーの増強やネットワークの変更、アプリケーションの改修などすべて自由なため、独自のカスタマイズが必要な場合は、最も適した利用形態といえます。

クラウドサービスのメリット4つ

1、導入コストを安く抑えられる

クラウドサービスは導入時の初期費用と、月額費用を支払い利用する形になります。
ソフトインストール型やオンプレミスと異なり、使用中のメンテナンスや自社インフラ環境整備などのコストがかかりません。

クラウドベンダーから提供されるソフトウェアを利用するため、インターネット接続できる端末があれば、自前で環境を準備する必要はありません。
そのため、オンプレミスと比べて導入時の初期コストを安く抑えられます。

2、すばやい導入が可能

クラウドサービスはクラウドベンダーと契約しアカウントが得られれば、すぐに利用できます。
そのため、サービスによっては数日、中には最速で即日利用できるものもあります。

オンプレミスの場合は、このようにはいきません。
ITインフラの機器設置場所の選定からIT機器インフラの設計・構築、ソフトウェアの導入、テストまで、あらゆる作業を自前で行わなくてはなりません。人的リソースも必要であり、期間も数週～数か月かかります。

そのため「安価にすばやく導入したい」という場合は、クラウドサービスが適しています。

3、運用の負荷が小さい

ソフトウェアのバージョンアップやサーバー等のメンテナンス、セキュリティ対策など、運用にかかる負担はすべてクラウドベンダーが対応してくれます。
そのため、利用者が必要な運用負荷を小さく抑えられます。

たとえば、Windowsのバージョンアップをはじめとした利用者側の環境への対応、サーバーの機器障害をはじめとしたハードウェア保守対応、クラウドサービスに対する新種のランサムウェアやマルウェアの対応なども、すべてクラウドベンダー側で行われます。

オンプレミスで導入した場合は、これらの運用もすべて自前で行う必要があります。

4、インターネット環境があればいつでもどこでも利用可能

クラウドサービスはインターネットを経由して利用するため、インターネットに接続できる環境さえあれば、いつでもどこでも利用できます。

たとえば、職場でなくても自宅でも利用できますし、クラウドサービスが対応していればPCでなくともタブレットやスマートフォンでも利用できます。

また、今では誰でも簡単にインターネット環境につなげられるため、同じサービスを利用することで情報の共有がしやすいというメリットもあります。

海外に出張したとしても、同じサービスを利用でき、日本にいる同じ会社の人間と情報を共有することも可能です。

さらに、この利点を活かして業務をクラウドサービス経由で行うことで、在宅勤務・テレワークも実施できます。

クラウド型メール配信システムの注意

複数企業でリソースを共有しているため、大量配信すると影響がでるときも

クラウドサービスでは、仮想サーバーによって複数の利用者とリソースを共有しているため、処理をするタイミングが同時になると、リソースを大量に消費しパフォーマンスに影響を及ぼす可能性があります。

たとえば、大量のメール配信や迷惑メールの送付を複数の企業が同じタイミングで行ってしまうと、
同じサービスを利用している別の企業の配信でリソースが不足し、配信遅延や不達などの影響が出てしまう場合があります。

もしクラウドサービスを利用してメール配信を行った際に配信遅延や不達が発生する場合には、配信タイミングをずらしてみるなど調整を行ってみるとよいでしょう。

企業独自のカスタマイズができない

オンプレミスで導入した場合、自由にカスタマイズができるため、独自機能を盛り込むことも可能です。

しかし、クラウドサービスで利用できる機能は、クラウドベンダーによって決められているため、機能追加や柔軟なカスタマイズができません。

ただしクラウドベンダーに相談すると機能追加をしてもらえる可能性があるため、導入前にクラウドベンダーに相談してみるのも1つの手です。

メール配信時に押さえておくべき「特定電子メール法」

どのタイプのメール配信システムを利用するかに限らず、メール配信を行う場合に押さえておかなければならない法律があります。

特定電子メール法が適用される範囲は「広告・宣伝」または「サイトへの誘導」を目的としたメールです。
どちらかの要素を含むメールは、特定電子メール法の規制の対象となります。
逆に言うと、この2つの要素を含んでいない場合は、特定電子メール法は適用されません。

特定電子メール法に対応するため、メール配信においては以下のポイントを遵守しましょう。

必ずメール配信において受信者側の同意を得ること（オプトイン方式）

メールの配信は、事前に受信者側の同意を得て初めて送信可能となります。

また、受信者から同意がとれていること証明するため、記録を保存しておく必要があります。
保存する内容は、同意を受けたときの状況を示すもの（たとえば時期や方法）です。

配信停止の通知を受けたら、即座に配信を停止すること（オプトアウト）

受信者がメールの配信停止を希望した際に、配信停止の手続きをするための方法をきちんと提示する必要があります。

また、メール送信者は、受信者から配信停止の通知を受けたら、即座に配信を停止しなければなりません。
受信拒否の通知を受けた場合も、必ず記録しておきましょう。

配信メールに送信元情報を表示する

広告宣伝メールを配信する場合には、以下の内容の表示が義務付けられています。

これらの項目は配信するメールに必ず記述するようにしてください。

メール配信システムを導入する際には、特定電子メール法に対応した機能をもっているシステムを選択しましょう。

この点を考慮しておかないと、配信するメールの内容によっては、処罰の対象となる可能性があります。

メール配信システム導入までの流れ

ここでは、クラウドサービスを利用してメール配信システムを導入するまでの流れをご紹介します。クラウドサービスによるメール配信システムの導入を検討中の方は、ぜひご確認ください。

事前準備

クラウドサービスの導入前に、目的、要件を決めておきます。 これは、クラウドサービスでは機能のカスタマイズに制限があるため「クラウドサービスを導入したものの、自社に必要な機能がない」ということを防ぐためです。
決める内容について、詳しくは、後述の「クラウド型メール配信を選ぶ前に決めておくこと」をご覧ください。

目的や要件が決まれば、機能の優先度が見えてきます。
これにより、多くのクラウド型メール配信システムにおいて、各サービスを比較し、自社にあったクラウドサービスを選ぶことが可能です。

また、実際にシステムを導入した際の運用担当者を決めておきます。
運用担当者にとって使いやすいシステムを選択することも重要です。これらの準備に1～2か月ほどを想定するとよいでしょう。

クラウドベンダーと打ち合わせ

クラウドサービスの詳細な機能を確認するため、クラウドベンダーに問い合わせ、説明を受けます。

また、事前に用意した要件を提示し、情報共有を行います。
要件とクラウドサービスの機能があわない部分がある場合は、カスタマイズの可否についても問い合わせをするとよいでしょう。

また、機能以外に自社内での運用や、セキュリティ基準なども確認しておきましょう。
たとえば、運用面であればクラウドベンダーからのサポート体制はどのようになっているか、セキュリティ面であれば、クラウドサービスのセキュリティ対策は自社の要件と合致するか、といった点があげられます。

クラウドベンダーからの提案内容を確認

打ち合わせた内容をもとにクラウドベンダーから提案を受け、提示された内容が要件や予算に合致するか確認します。特に配信上限や利用する機能が確認すべき点です。

コストは月額費用であるため、長期的に利用することを考慮したうえで検討しましょう。
たとえばメルマガ配信であれば、配信先メールアドレス数によって課金される場合はメルマガ会員の増加予測を考慮し、途中で料金プランを変更する必要性も検討しなければなりません。

また配信数が少ないうちから配信上限の高いプランを利用するのはコストが無駄にかかってしまいます。

また、ある程度ITインフラが整っている企業では、クラウドサービスを長期に利用するよりも、オンプレミスのほうが安く済む場合もあります。

これらのことからサービス保守やバージョンアップ等、オンプレミスにおける維持管理に必要なコストも鑑みながら、自社に適した料金プランを選択するようにしましょう。

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トライアルを利用して操作性や機能性を確認

クラウドサービスによっては、無料トライアルで実際に使ってみて、実際の機能や操作性を確認することができます。
導入候補となる製品では運用担当者に実際に使ってもらい、その使用感を確認しておくと、導入後にスムーズに利用できて安心です。

トライアルの利用期間はおおよそ2週間～1ヵ月のため、トライアルを利用する前に確認項目を事前に洗い出し、計画的にサービスを評価することをおすすめします。

契約、運用開始

トライアルを実施し、利用するクラウドサービスが確定したら、クラウドベンダーと契約し、サービス導入までのスケジュールを策定します。

また運用担当者以外にも利用者がいる場合は、サービスの説明や操作方法のレクチャーなど、教育体制を整えます。

ここまでが、クラウド型メール配信システム導入の流れです。

そしてシステム導入後、実際にメール配信を行うための初期設定や配信先となる顧客一覧の準備、配信するメール内容の準備といった作業を経て、実際のメール配信を行う形となります。

クラウド型メール配信を選ぶ前に

メール配信の目的を明確に決めておく

クラウド型メール配信システムもさまざまな種類があり、サービスによって機能が異なります。
そのため、自社でメール配信を行う目的を明確に決めておくことが重要です。

たとえば、メール配信は大量にメール配信することだけが目的ではありません。
配信したメールが読まれ、いかにマーケティングにつなげられるかが目的であるため、メール配信後の効果を測定・分析できる機能がないと、本来の目的が達成されているかどうかの確認ができません。

また、既存システムと連携して商品のプロモーションキャンペーンを行いたいのであれば、既存システムとの連携が可能かどうかの確認が必要です。

このように、メール配信システムを利用する目的を明確に決め、それを達成できる機能を有しているかが、サービス選定の決め手になります。

メール配信頻度や数を決めておく

メール配信システムは、送信数や送信アドレス件数に応じて料金が変わることが一般的です。選定する際に必要な情報になるので、確認しておきましょう。

特に、アドレス件数が10万件以上の場合や、月に数十万通送る場合には料金も大きく変わる可能性があります。

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クラウド型メール配信システム まとめ

本記事では、クラウド型メール配信システムについてご紹介しました。

クラウドはインターネット経由でサービスを利用できる形態のことで、以下のようなメリットがあります。

クラウドサービス導入は、事前に目的・要件をしっかり整理したうえで、クラウドベンダーと打ち合わせをしていくことで、自社にあったサービスを導入することができます。クラウド型メール配信システムには、導入実績が豊富な「Cuenote FC」があります。

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