予約確認メールの例文と書き方｜無断キャンセルを防ぐ配信方法を紹介

メール配信にまつわる課題は、企業によってさまざまです。
飲食店などを含むサービス業では、「当日キャンセルが相次ぎ、困っている...」という悩みや、「予約確認メールを効率的に送る方法を知りたい」という声も絶えないようです。
さらに近年では、手軽に予約できるオンラインでのイベントが増え、このような動きが加速しているとのこと。

本コラムでは、そのような悩みを抱える飲食業やサービス業（宿泊施設・美容院・歯科医など）で運営を担当している方、また顧客と直接関わる機会のある方へ向けて、予約確認メールの書き方や例文、配信方法について紹介します。 「そもそも、予約確認メールってどのように書いたら良いの？」といった疑問や、配信する際のポイント、最適な配信タイミングやツールなど、皆さまが抱えている課題に沿ってまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

予約確認メールとは？

「予約確認メール」は予約日が近づいた際に、予約客に向けて予約の内容を知らせるメールです。思い出させるといった意味で「リマインドメール」とも呼ばれます。

また、予約手続きが完了した直後に、希望の日時に予約が完了していることを顧客に知らせる「予約完了メール」もあります。 予約確認メールはそれらの総称として用いられる場合もあります。

予約確認メールはなぜ必要？

昨今では、インターネットで気軽に予約できる環境が整ってきています。
予約のハードルが低くなることで予約数が増えるというメリットがある反面、「とりあえず枠を確保しておこう」といった考えで予約をするお客様が増えているのも現状です。

やむを得ない当日キャンセルのほか、予約日時の勘違いや、そもそも予約していたこと自体を忘れるといったケースが多く見受けられるようになってきています。

店舗に連絡がないままキャンセルとなってしまうことを無断キャンセルといいますが、店舗側としては大きな機会損失となります。

このような勘違い・予約忘れによる機会損失を未然に防ぐのに役立つのが、予約確認メールです。

また、店舗やサービスによって異なるキャンセル規定を事前に案内しておくことで、キャンセル時のトラブルを防ぐことにもつながります。

予約確認メールで注意すべきポイント

それでは早速、予約確認メールを送る準備をしましょう。 メールを作成する前に、注意すべきポイントを全部で3点お伝えします。

タイトルには「店名(サービス名)」・「予約確認メールであること」を記載する

まず、受け手側には、日々セールス目的のメルマガが大量に送られてくることを念頭に置きましょう。 受信フォルダの中でほかのメールと混在しないためにはメールのタイトル（件名）を工夫することが重要です。

以下のようなタイトルが見逃されにくく、安心です。

また、【重要】【必ずご確認ください】などの文言についても注意が必要です。

件名にこのような文言を入れると目につきやすくなるものの、大量に配信されるようになってしまうと受け手の混乱に繋がります。 場合によっては企業への不信感に繋がる可能性もあるので、使用するタイミングは見極めが必要です。

タイトルの前半に【ご予約の確認】などの要点が入っていれば、見逃される可能性も低くなりますので、適切な文言を選ぶようにしましょう。

簡潔な文面を心掛ける

文面は簡潔に・分かりやすくすることを心掛けましょう。
予約確認メールを作成するうえで必要な情報については、後ほど詳しく解説します。 あくまで正しい予約状況を再認識してもらう目的で送るメールなので、予約内容が一目で分かるような文面にすると受け手にとっても親切です。

予約の内容とは関係ないプロモーションやコンテンツ配信などは控え、別の機会に送るようにしましょう。

店舗までの行き方、キャンセル規定（電話連絡が必要）などの守ってほしい注意事項を盛り込む

予約内容のほかに見落としがちなのが、下記の情報です。

企業のホームページや予約専用ページに掲載されていることが多い情報ですが、予約確認メールでも送るようにすると読み手が当日にも確認しやすくなります。 また下記の情報も記載しておくと、当日スムーズに来場してもらうことができます。

店舗や会場の場所が分かりにくいときは、「場所が分からない場合は、お気軽にご連絡ください」などのメッセージを入れると、安心して当日を迎えてもらうことができますね。

予約確認メールに必要な情報と書き方

予約確認メールを作成する際は、「5W1H」が盛り込まれているか？を意識しましょう。必要な情報が正確に伝わるようになり、読みやすさにもつながります。

以下にイベント告知を例に挙げ、「5W1H」の具体的な内容をご説明します。

• Who：誰が、誰に
  （例）イベントの開催者が参加者に
• When：時、いつ
  （例）イベントの開催日時
• Where：場所、どこで
  （例）イベントの開催場所
• What：何を
  （例）イベントのテーマや当日すること
• Why：なぜ
  （例）イベント日時の変更時などに変更理由を述べる
• How：方法、どのように
  （例）連絡先、問い合わせ先、会場への行き方、注意事項など

「5W1H」を踏まえ、実際に予約確認メールへ記載すべき内容を見ていきましょう。

予約日時・内容（予約番号）

予約日時や内容は、予約確認メールに必須の記載事項です。「5W1H」のWhenやWhatに該当します。
予約日時を記載するときの注意点として、時間の表記方法があります。正確な時間を伝えるために、12時間表記の場合は「午前」「午後」を必ず記載するようにしましょう。

可能であれば24時間表記で記載するのがベターです。
飲食店やサービス業、セミナー開催などの予約確認では、具体的な予約情報を忘れずに記載しましょう。

飲食店、サービス業ならメニューやコース名は必須の項目です。セミナー開催などで講座が選択できる場合は、講座名や講師名などがそれに当たります。万が一予約の取り間違いがあっても、メールが送られた段階でお客様が間違いに気付きやすくなります。

また、参加者が多いと当日の予約確認が煩雑になりがちです。予約時に予約番号を付与するようであれば、予約番号も必ず記載しましょう。どの予約についてのやり取りなのかが明確になり、スムーズに案内できるようになります。

そのほか、予約時に顧客が入力した情報（予約者の氏名や連絡先など）についても、確認のために記載しておくと、もし間違いがあった場合に当日現場で慌てずに済むでしょう。

場所

次に、忘れてはならないのが、店舗やセミナー会場の場所についてです。 ビル名やフロアの階数などを略さずに所在地を正確に記載するのはもちろん、顧客が迷わずに来店・来場できるように、最寄りの駅やバス停からのアクセスルートや所要時間の目安も記載しておくとよいでしょう。

マップアプリで表示できる所在地のURLなどを載せておくのもひとつの方法です。 また、オンラインイベントの予約であれば、当日使用するオンライン会議システムの開催URL・ログイン用のパスワードなどの情報を必ず載せるようにしましょう。 事前にアプリのインストールや利用者登録が必要であれば、その方法もお知らせしておくと親切です。

オンラインイベントの性質上、実際に足を運んで参加するイベントよりも予約間違い・予約忘れの可能性が高くなりますので、複数回に分けてリマインドメールを送るのも効果的です。

連絡先・問い合わせ先

予約確認メールの文末には、不明点の確認や当日何らかのトラブルが生じた際などに顧客がすぐに連絡できるよう、問い合わせ窓口のURLやメールアドレス・電話番号を必ず記載しましょう。

あらかじめ担当者が決まっている場合は、その担当者名や連絡先などの情報を知らせておくと、当日のやりとりがスムーズに進みます。 イベントの場合は、中止になってしまった場合の告知方法もあわせて記載しておくと、お客様の安心感が高まります。

注意事項（服装・持ち物など）

そのほか、注意事項がある場合には分かりやすく箇条書きで記載しておきましょう。 主なところでは、当日持参してもらう必要があるものや服装の指定があれば記載します。 また、現金を持ち歩く習慣がない方も一定数いることが想定されます。

当日現地で支払いが発生する場合には、金額のほかに「現金のみ」「カード使用可」など、決済方法も知らせておきましょう。

予約確認メールの例文

それでは、飲食店とオンラインセミナー（イベント）の予約確認メールの例文を紹介します。

例文1：飲食店の予約確認メール

オンラインセミナー（イベント）の予約確認メール

予約確認メールを送るタイミングは？

配信するタイミングは、予約日の「5日前～2日前」に設定しているケースが多いようです。 理由としては下記が考えられます。

あまりに早すぎたり、直前だったりするとリマインドの役割をなさなくなってしまう可能性があります。 特にキャンセル規定を設けている場合は、キャンセル可能な期日を過ぎる前に確認メールを送るのが良いでしょう。

予約確認メールのメリット

次に、予約確認メールを送ることのメリットについて紹介します。

当日の無断キャンセルを減らすことができる

故意でない場合でも、やはり当日の無断キャンセルは発生してしまうものです。 無断キャンセルをゼロにすることは難しくても、「うっかり忘れ」を未然に防ぎ、数を減らしていくことはできます。

企業側から事前に情報を知らせるという配慮をすることで、「うっかり忘れ」を防止する重要な役割を果たすでしょう。

事前の問い合わせを減らすことができる

予約確認メールを送る際に必要情報を記載することで、お客様の疑問を解消し、事前の問い合わせを減らすことにも繋がります。

事前に問い合わせが相次ぐ状況を作ってしまうと、企業側は多くのリソース（主にヒューマンリソース）を要することになってしまいます。

また、問い合わせを受ける場合にも予約確認メールに専用フォームを案内し、窓口を統一することも事前に打てる対策のひとつです。

お客様に安心してもらえる（企業側のホスピタリティを伝えることができる）

やはり事前にメールをもらえると、親切な印象があります。

あくまでも目的は予約のリマインドなので、内容は簡潔にすることを心掛けるべきですが、メールの文末にお客様の安全に配慮する一言を添えるなど、相手を気遣うコメントを添えると良いかもしれません。

リマインドの役割だけでなく、企業側のホスピタリティが伝わりお客様の期待値を上げることが期待できます。

予約確認メールに適した配信方法

予約確認には、メールやSMS（ショートメッセージサービス）が利用されるケースが多いです。
簡潔な文章を送るのに適しているSMSについて紹介します。

SMSとは

SMSとは、ショートメッセージサービスの略称です。

一般的には携帯電話・スマートフォンの電話番号を利用して、相手の電話番号宛にメッセージを送信することができます。アプリのインストールも不要で、商用利用においてもメールに次いで注目されているメッセージングサービスです。

電話番号は変わることがなく、初期設定でSMSを受信した際にプッシュ通知がでるようになっていることなどから、到達率が高いのが特徴です。

なぜ簡単に配信できる？

SMSは、短い文字数のメッセージを送受信できるサービスです。 送受信できるのは文章のみという手軽さから、予約確認などの用途に多く利用されています。

SMS配信サービスは非常にシンプルな仕組みで、「宛先登録」→「文書作成」→「配信」の3ステップで簡単に配信できます。

一度流れを掴めばマニュアル要らずの簡単操作で運用が可能です。メール配信システムを導入するよりも低コストで、導入までの負担も少ないのが特徴です。

なぜ見逃されにくい？

ここで少し、ご自身の受信フォルダを思い浮かべてみてください。

アパレルブランドからのメールマガジンや、毎月契約している電力会社からの通知メールなど、日々多くのメールが皆さまのフォルダに届いているのではないでしょうか。

メールを定期的に整理できていれば問題ありませんが、少し見なかっただけでフォルダが煩雑になってしまった、ということは誰もが一度は経験することです。

このような状況の中で、SMSは見逃してほしくないメッセージを配信するのに最適です。

画面にチャットのように表示され、短い時間で要点を確認することができるので、受け手にとっては開封のハードルが非常に低いのが特徴です。

また、さらに「見逃されにくいメッセージを送りたい！」と強く考えている方に向けて、お伝えしたいポイントがあります。 それは、SMSの受信トレイに入るメッセージは同じ送信番号ごとにまとめられてしまうという特徴があるということです。

SMS配信サービスによっては、発信元に共通の番号を使用しているため、異なる事業者から配信されるメッセージが同じツリーに入ってしまう可能性があるのです。

これを解決するために有効なのが、送信元番号を独自に設定できるサービスを利用することです。 当社ユミルリンクのSMS配信サービスをはじめ、送信元番号を独自に設定できるサービスを提供している場合、自社のSMSは単独のツリーに纏められるため視認性を妨げずに通知を届けることができます。

予約確認メールの配信におすすめのツール

予約確認メールを送信する手段は「自動配信」と「手動配信」に分かれますが、おすすめはやはり自動配信です。

理由としては以下などが挙げられます。

前者の致命的なミスとは、情報の誤送信による個人情報の流出や、予約情報の取り違えにより混乱を招くことなどです。

特にお客様の個人を特定できる情報の管理は、会社の信用問題にも関わる大切なことなので、慎重に扱わなければなりません。

自動配信のおすすめツールには、先ほど紹介したSMSとメールがあります。以下にそれぞれの特徴を解説します。

自動配信（SMS）ツール

SMSは、配信システムで自動配信することができます。
基本的には短文テキストでメッセージを送信するツールです。視覚的にはチャットのような見え方をするので、受け取り手側からすればメールより手軽な印象になります。

なおかつ、通常のメールフォルダではなくSMS専用のフォルダに届くため、セールス目的のメールマガジンと混在しにくいのが特徴です。開封率が高く、より確実にリマインド機能を果たせる手段だといえるでしょう。

「必要な情報のみ簡潔に、確実に届けたい」といった予約確認メールの目的にマッチしています。

自動配信（メール）ツール

メールもSMSと同じように、配信システムを利用して自動送信することができます。SMSとの違いは、画像や動画の添付ができる点、SMSよりも長文を送れる点などです。

当社サービスをご利用いただいている大手航空会社JAL様でも、飛行機の搭乗予約に関するメールを日々大量に配信されている実績があります。

メールはメッセージをやり取りするうえで最もメジャーなツールなので、幅広い年代の方に予約確認メールを届けるといった面では、最適なツールであると考えられます。

＞＞事例はこちら「JALが信頼する、豊富な実績と高速・確実な配信性能」

さいごに

当日無断キャンセルなどの事態は未然に防ぎたいものの、予約確認メールを一件ずつ送ると意外に手間のかかるものです。

特に飲食業やサービス業では、当日足を運んでくれたお客様、参加してくれたお客様にどのように楽しんでもらうか・満足してもらうかを考えていくことにリソースを割きたいのではないでしょうか。

お客様との信頼関係を築いていくうえで、多少の費用がかかっても、長期的な視点で利便性向上・サービス品質の向上を図っていくことを大切にしたいですよね。 本記事を参考に、自社の商品やサービスに合ったシステムの導入を検討していただければと思います。

当社では、メール配信システムのほか、SMS配信システムやその他メッセージングサービスを提供しています。 今まで手間がかかっていた作業の面を、システムを通じてお任せいただき、お客様へより良いサービスを届けるお手伝いができればと思っております。 ご相談のみでも承っておりますので、上記のお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡くださいませ。