失敗しないニュースレターを作るには？基礎から効果向上の秘訣まで徹底解説

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ニュースレターは、顧客との関係構築に役立つマーケティングツールです。しかし、要件などを整理しないままやみくもに配信しても、効果を得るのは難しいといわざるを得ません。特に初めてニュースレターの発信業務に携わる場合などは、適切な取り組み方が分からない企業の販促・宣伝担当者もいるのではないでしょうか。

本記事ではニュースレターを配信する際に知っておきたい基礎知識をはじめ、配信する際の注意点や効果を高めるポイントなどを幅広く解説します。

そもそもニュースレターとは？

そもそもニュースレターとはどのようなものか、何を目的に配信するものなのかを知っておきましょう。ニュースレターの定義や期待できる効果、配信するメリットなどを解説します。

ニュースレターの定義

ニュースレターには明確な定義がありません。一般的には、読者との関係を構築するために企業や個人が定期的に発行するさまざまな情報コンテンツを指します。ニュースレターを配信する目的は、主に発信者について知ってもらうことです。そのため、購買促進につなげる目的の宣伝は控えめな傾向があります。

ニュースレターはハガキや手紙、チラシといった紙媒体で配送される場合もありますが、昨今ではインターネットサービスを活用した配信が主流となっています。メールを利用して企業が発信するメルマガ（メールマガジン）も、ニュースレターの1つです。情報を届ける方法を問わないのがニュースレターであり、配信手段をメールに限定しているのがメルマガだといえるでしょう。

ニュースレターはしばしば、「プレリリース」と混同されます。プレスリリースとは、企業が報道機関向けに提供する情報のことです。認知度向上などのために、新事業の開始や新商品の発売といった情報を発信することであり、ニュースレターとは配信先や目的が異なります。

ニュースレターを配信するメリット

ニュースレターは顧客へ向けて直接アプローチできる方法であり、能動的なブランディングが可能になる点が大きなメリットです。マーケットに競合の企業やサービスが存在する以上、自社の顧客とコミュニケーションを取り、つながっていることが重要であるのはいうまでもありません。ニュースレターを使って定期的に自社の情報を発信し、顧客に親近感を与えることは、自然な信頼関係の構築に役立ちます。

また、企業側の好きなタイミングで好きな情報を自由に送れる点も、メリットだといえるでしょう。そのため顧客からのコンタクトを待つのではなく、企業側からアプローチするプッシュ型のマーケティングが可能です。

メールで配信する場合、紙媒体と比較してコストが抑えられる点も見逃せません。DMやチラシは印刷費や配送費がかかりますが、メールを送ること自体はインターネット回線さえあれば無料でできます。

このようなメリットから、多くの企業または個人がニュースレターをマーケティングツールとして取り入れています。

ニュースレターの代表的なコンテンツ

ニュースレターで配信する内容に決まりはありません。そのため目的に応じてさまざまなネタが用いられます。よく取り扱われるのは、話題になっている時事ネタや季節のイベントなど、読者の興味をひきやすい話題です。トレンドネタを具体的なデータやSNSでの反響などを交えて紹介すれば、読者の関心をひきつけることができるでしょう。

また、自社が手がける商品・サービスのリリース情報のほか、商品の効果的な使い方や便利な裏ワザなど、読者に役に立つ情報を配信するケースもあります。
さらに、プレスリリースには掲載しきれない開発の裏話や発売までに至る経緯などを伝え、愛着を持ってもらうこともできます。現場で働くスタッフのインタビューを紹介するのもよい方法です。

このほか、セミナーや展示会などを行った際のイベントレポートも、企業の認知向上や集客に役立つコンテンツです。インターネットを介して配信するニュースレターであれば、テキストや写真だけでなく、音声や動画も盛り込めます。

ニュースレターの形式

ニュースレターの形式は主に、チラシやパンフレットといった紙媒体のものと、ブログやメルマガなどインターネットで配信するものの2つに分類されます。

配送する紙媒体は印刷や配送にコストがかかりますが、手に取ってもらえる確率が高いため目につきやすく、再読されることも多いのが特徴です。インターネットをあまり使わないような、年齢層が高い顧客に好まれる方法だといえるでしょう。

インターネットを使った配信は読者集めが難しく、配信後に開封されないことも少なくありません。加えて顧客がメールアドレスを変更したり、配信停止を選択したりすれば、そこで関係が途切れてしまいます。一方で紙媒体に比べてコストが低く、配信結果の分析ができる点にアドバンテージがあるといえるでしょう。

メルマガを使って配信する場合、さらに「テキストメール」と「HTMLメール」に分かれます。テキストメールはテキスト（文字）しか使えず、見栄えはしません。その一方で1通当たりのサイズが小さいため送受信しやすく、レイアウト崩れも起きにくいのが特徴です。

HTMLメールは、画像を入れ込んだり文字を装飾したりできるため、視認性が高くなります。ただし顧客の受信環境によっては、開封できなかったり正しく表示されなかったりする点に注意が必要です。

ニュースレターの配信方法

紙媒体のニュースレターを配信するには、郵送、ポスティング、手渡し、店頭に設置し自由に持ち帰ってもらうといった方法があります。

インターネットで配信するニュースレターは、汎用的なメーラー（メールソフト）やメール配信システム、MAツールのいずれかを利用します。

汎用的なメーラーを使う配信では、配信先をリスト化し、BCC送信リストに入れて一斉送信する方法が一般的です。手軽かつ低コストではあるものの、配信先が増えると管理が大変になるうえ、人的なミスも起こりやすいのがネックだといえるでしょう。

メール配信システムは、メールの作成や大量配信、効果検証など、ニュースレター配信に役立つさまざまな機能を備えているサービスです。数万通、数十万通というメールを迅速かつ正確に配信することに特化しています。

MAツールはマーケティングのための多彩な機能を備えた支援ツールです。その一部としてメルマガ配信機能があります。

メール配信システムやMAツールはメールの大量配信を少ない手間で行えますが、月額利用料などのコストが発生します。導入する場合は、配信数や配信する目的、必要な機能などをまとめ、どの程度のコストをかけるのかを考える必要があるでしょう。

ニュースレター作成の流れ

ニュースレターを滞りなく配信し、顧客との関係を築き上げていくには、効果の出る作成方法を知っておくことが大切です。ここではニュースレターを作成する方法について、実際の手順を追いながら解説します。

手順1.配信の目的を決める

ニュースレターを作成する際はまず、配信目的を明確にすることが重要です。

売り上げアップや新たなファンの獲得、来店促進といった目的ごとに、ターゲットや効果の出やすいコンテンツは異なります。目的が定まっていなければ、ニュースレターの内容も決められません。ニュースレターを配信すること自体が目的化してしまわないためにも、ニュースレターを使って成し遂げたいことをはっきりさせておきましょう。

目的が決まったら、その次は受け取り側である読者のペルソナをできるだけ具体的に作成します。学生なのか社会人なのか、結婚しているのかそれとも独身なのかといった違いで、好まれるコンテンツや適切な表現方法などが変わってくるからです。

手順2.コンテンツを作成する

配信目的を明確にしてターゲットを決め、ペルソナを設定したら、ネタを考えて実際にコンテンツを作成しましょう。ニュースレターに記載する項目は大まかに、タイトル・挨拶文またはリード文・本文・必要事項の4項目に分かれています。

タイトルは、内容を読んでもらえるか否かを左右する重要なものです。多くの読者はタイトルを見て読むか読まないかを判断するため、キャッチーなフレーズや具体的な数字を使って興味を引きましょう。

挨拶文やリード文には、季節の挨拶や作成担当者の近況など、親しみやすさを感じさせる要素を盛り込みます。差し込み機能を使って読者の名前を入れ、個人にあてたニュースレターだと強調するのも効果的です。

本文には目的に沿ったコンテンツを用意します。宣伝ばかりだと読者に嫌がられてしまう可能性が高いため、有益な情報も盛り込みましょう。さらに改行や表、箇条書きなどを活用して読みやすさを高める工夫も重要です。

最後に、問い合わせ先や発行者の情報といった必要事項を入れ込みます。メールで配信する場合は、配信を解除する方法についても記載する必要があります。

手順3.内容をチェックして配信する

コンテンツが完成したら、内容に不適切な部分がないか、誤字脱字の有無などをチェックします。このとき、作成者だけでなく第三者もチェックするとよいでしょう。作成者自身のチェックだけでは、「間違っていないはず」という思い込みによって見逃してしまうことがあるからです。

インターネット上で配信する場合は、設定したリンクがあるなら有効かどうか、リンク先のサイトに間違いがないかも確認しましょう。

また、実際の配信前にまずは配信テストを行い、複数の環境で文字化けやレイアウト崩れが起きていないかの確認も必要です。さらにパソコンやスマホ、タブレットなど、さまざまなデバイスに適したレイアウトになっているかも確かめておきます。

ニュースレター配信の注意点

ニュースレターを配信すること自体に、専門的なスキルや知識はそれほど必要ありません。ただし、配信にあたって重要なことを知らない状態だと、思わぬトラブルにつながったり、目的達成が難しくなったりします。ニュースレターを配信する際の注意点について解説します。

特定電子メール法を遵守する

SMSやメルマガでニュースレターを配信する場合は、特定電子メール法を遵守しなければなりません。

特定電子メール法とは、いわゆる迷惑メールを規制するための法律です。特定電子メール法では、オプトイン（Opt-in）が義務付けられており、同意を得ずにニュースレターを配信することは禁じられています。

また、読者が配信解除を希望したときはすみやかに対応できるよう、解除用ページへの導線を設置する必要もあります。さらに、送信者の氏名・名称、送信元のアドレス、問い合わせ先の電話番号やアドレスなども記載しなければなりません。このほか、送信元のメールアドレスを偽る行為も禁止されています。

特定電子メール法に違反すると改善命令が下され、命令に従わない場合は刑事罰が科されるため注意が必要です。罰則の内容は1年以下の懲役または100万円以下の罰金、配信元が法人の場合は行為者への罰および法人に対して3,000万円以下の罰金となっています。

もし違反をしてそれが明るみになれば、企業としての信用も落ちてしまうでしょう。ニュースレターを配信する際は、法律に基づいた表記をし、同意の獲得や配信解除の仕組みを必ず取り入れることが大切です。

配信後に効果測定を行う

コストをかけてニュースレターを配信しても、それだけで完結していてはあまり意味がありません。定期的に効果測定を実施してニュースレターがどのような効果をもたらしたかを明らかにし、問題点の洗い出しや改善を通じてマーケティングに役立てることが重要です。

とはいえDMやチラシなどの紙媒体で効果を詳しく測定することは難しく、かけたコストに対してどの程度の反応があったかが分かる程度です。一方でインターネット上で配信する場合は、メール配信システムを利用することで、開封率（Open Rate）や不達率、リンクのクリック数など、さまざまなデータを収集できます。

データの中で特に重要なのは、ニュースレターが読まれた割合を示す開封率や、ユーザーがアクションを起こした割合を示すコンバージョン率などです。さらにクリックスルー率（リンクがクリックされた割合）や配信解除率なども、読者がどの程度興味を持ったのかを知る重要な要素だといえるでしょう。データから読者の傾向や好みが分かれば、内容の改善に役立てることができます。

ニュースレターの効果を高めるポイント

時間と手間をかけてコンテンツを作成し、配信するからには、できるだけ効果を高めるための工夫も大切です。ニュースレターの効果を高めるためのポイントについて解説します。

セグメントごとに配信内容を変える

ニュースレターの効果を高めるには、顧客の興味・関心や属性などに合わせてセグメント配信することが重要です。

読者のニーズとマッチしない情報を送り続けると、徐々に関心が薄れたり、ニュースレターが届くことを鬱陶しく感じたり、配信解除に至ったりと、ネガティブな反応が増えてきます。

そうならないためには、属性や行動履歴、アンケート結果などに基づいて読者をセグメントし、それぞれの特徴に合わせた情報を配信するのが効果的です。セグメント配信をすることで読者の興味・関心を引ける可能性が高まり、顧客ロイヤルティや開封率の向上が期待できます。

読者のセグメントには住居や性別、年齢や職業などの顧客情報を分類しなければならず、手間がかかる点に注意しておきましょう。また、細分化しすぎると配信数が減ったり、対象者が少なすぎるゆえに成果につなげにくくなったりします。

HTMLメールを活用する

インターネットを介して配信するニュースレターには、HTMLメールを使うことが効果的です。

HTMLメールは文字のみのテキストメールとは異なり、文字の色や大きさを変えたり、画像を挿入したりなど、幅広い装飾ができます。目立たせたい部分を強調するなど多彩な表現ができるうえ、全体的な情報量も増えるため、訴求力が高いことが特徴です。さらに開封率や読者が閲覧に使っているデバイスの種類、どこで読まれたかなどの詳細な情報を収集でき、効果測定に役立ちます。

HTMLメールを使う際の注意点は、自作するにはHTMLやCSSといったマークアップ言語のスキル・知識が必要なことです。加えて、テキストメールと比較するとメール1通当たりのサイズが大きくなるため、送受信に負荷がかかりやすい点も留意しておかなくてはならないでしょう。

嫌がられない頻度や時間帯で配信する

ニュースレターをメールやSMSなどを使って配信する場合は、配信頻度や配信時間にも注意が必要です。

配信頻度が高すぎると、読者に嫌悪感を与える可能性があります。ネタが切れて似たような内容ばかりになってしまえば、飽きられてしまうこともあるでしょう。反対に配信数が少なすぎると、存在を忘れられてしまったり、不要だと判断されて配信解除されたりします。適切な配信頻度を知るには、ABテストやアンケートを実施して読者の意識調査を行いましょう。

また、ニュースレターは読者に時間的・精神的な余裕のあるタイミングのほうが読まれやすくなります。多くの人が忙しい平日の朝などはスルーされることが多いため、配信の時間帯にも配慮が必要です。ターゲットのライフスタイルなどを元に、最適な時間帯を見きわめましょう。

メール配信システムを利用する

インターネットを介してニュースレターを配信するのであれば、メール配信システムを導入しましょう。メール配信システムには、顧客データの管理やメールの作成・配信などを効率的に行える機能が備わっているため、配信業務の手間を削減できます。

また、メール配信システムを使うことで、配信したメールが迷惑メールとして扱われることを防ぎつつ、大量のメールを迅速に配信することも可能です。どれだけ内容が素晴らしいニュースレターでも、読者に届かなければ効果がありません。到達率をアップさせることは、ニュースレターの効果を高めることにもつながります。

さらに、開封率やコンバージョン率といったデータの計測機能もあるため、効果測定もスピーディーかつ正確に行えます。なおかつMAツールに比べてコストが低いため、導入しやすい点も重要なポイントです。初めてニュースレターを配信するときや、実際に使ってサービスを比較検討したい場合も使いやすく、企業の規模を問わずに活用できます。

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Cuenote FCには、メール配信に必要となる多彩な機能が標準搭載されています。たとえばHTMLメールエディターはドラッグ＆ドロップで操作でき、専門的な知識がない人でも簡単にHTMLメールを作成可能です。また、リンクをクリックするだけで退会できるオプトアウト（Opt-out）管理や、読者に合った情報を届けるセグメント配信にも対応しています。

さらに効果測定機能を活用することで、開封率やクリックスルー率、読者数の変化など、ニュースレターの効果を高めるために欠かせないデータを収集可能です。このほか、すでにあるデータベースやMAツールとの連携にも対応しており、スムーズに導入・運用できます。

まとめ

効果の高いニュースレターを配信するには、目的を明確にしたうえでコンテンツを作成し、読者の興味を引く情報を届けることが大切です。ニュースレターは内容やボリューム、配信頻度などを自由に決められる反面、配信方法やコンテンツのクオリティーが企業のイメージにも影響を与えることを忘れてはならないでしょう。

自社のファンを増やし、将来的な業績アップにつなげるには、顧客のニーズに沿ったコンテンツを作り、効果を測定しながら効果改善を繰り返すことが必要です。効果的なニュースレターを配信するには、配信業務を効率化できる『Cuenote FC』の導入がおすすめです。活用方法や機能、必要な費用など、ご不明点はお気軽にお問い合わせください。