【例文あり】社外宛て担当変更メールの書き方│前任者・後任者向け

適切な担当者変更メールを送信することは、顧客との信頼関係を保つために非常に重要なことです。本記事では前任者向け・後任者向け両方の例文を様々なシーン・理由別で紹介します。ぜひ参考にしてください。

担当変更メール送付の目的

担当変更メールは、担当変更の旨を顧客に伝えることが一番の目的です。

それだけではなく、前任者から顧客へ感謝を伝えたり、後任者と顧客を繋ぐという目的もあります。また、担当変更は顧客の業務に影響を与えかねない出来事です。顧客に不安を抱かせてしまう可能性が少なからずあります。

そのため、顧客との信頼関係を損なうことのないよう、ルールに則った丁寧なメール作成を行う必要があります。

担当変更メールのマナー

顧客が気づきやすい件名にする

仕事ではメールに追われることも多く、人によっては一日に100通ほどメールが届くこともある為、他のメールに埋もれないよう一目で重要度が伝わる件名にすることが必要です。

以下のように【】を効果的に使うことで、受信者にメールが読み飛ばされるのを防ぐことができます。

例【担当変更のお知らせ】○○株式会社　○○

一斉送信は避ける

担当変更メールを一斉送信すると顧客が不安感を感じてしまう可能性があります。顧客への感謝を伝える意味でも一通一通送信する方が良いでしょう。

顧客を不安にさせない文面を意識する

「担当を外された」「不本意ながら」など営業の不満が入った、顧客が不安になりかねない言い回しをしないようにしましょう。言い換えは以下の通りです。

• 担当を外された→異動により
• 不本意ながら→会社の方針により

基本的には前任者がメールを送付する

担当者変更メールは担当変更の旨を伝えると同時に、前任者が顧客に対してお礼の言葉を述べることが一般的 です。今まで築いた信頼関係維持の為にも必ず記載するようにしましょう。

以上のことから、後任者から担当変更のメールを送る前に前任者がメールを送付する形式をとるのが良いです。

前任者の担当者変更メール作成時のポイント

後任者のアドレスをCCに入れる

この時点で後任者のアドレスを伝えておくことで、引継ぎがスムーズに行えるので顧客に安心感を与えることが出来ます。

担当変更の理由を簡潔に記載する

「退職する為」「産休に入る為」など、担当変更の理由を簡潔に述べることで顧客も安心できます。

後任者と顧客を繋ぐ内容を意識する

担当変更は顧客の業務に影響を及ぼす可能性がある為、不安な気持ちを抱かせかねません。そのため、前任者は顧客と後任者の信頼関係構築の助力をする必要があります。 以下の内容を盛り込むことで関係構築と、顧客の不安緩和が叶います。

後任者の担当変更メールのポイント

件名に後任者の氏名を記載する

件名に後任者の氏名を記載することで後任者が誰になったのか顧客がすぐに理解できます。送り仮名付きで記載するとさらに親切です。

後任者自身の基本情報を記載する

後任者がこれからどのように顧客の役に立てるのか記載するようにしましょう。さらに意気込み等を記載することで、顧客に安心感を与えることが出来ます。

担当・シーン別例文

前任者が担当変更のメールを送る場合の例文

異動・転勤の場合

退職の場合

長期休暇（産休・育休）の場合

後任者が担当変更のメールを送る場合の例文

前任者から紹介があった場合

前任者から紹介なかった場合

まとめ

後任はこれから関係を始める最初のメールです。前任は、退職後何らかの接点があるかもしれません。1区切りの挨拶は礼儀をもって大切に連絡しましょう。

また今回はメールにフォーカスしましたが、お電話や直接お会いすることも大切です。関係状況に合わせて適切に引継ぎを行いましょう。