メールの「インライン」とは？使い方とマナーを紹介【例文付き】

「インラインにて失礼いたします。」と書かれたメールが届いたことはありませんか？ インライン返信と聞いても、使い方が分からない！という方に向けて、インラインの使い方や注意点、例文などをご紹介します。

ビジネスシーンでの円滑なメールのやり取りにぜひ参考にしてください

メールの「インライン」とは？

メールのインラインとは、相手からのメールに対して、文面を引用して回答する返信方法のことです。

受信したメールの内容に直接返信内容を書き込むことで、わかりやすく相手の質問に回答することができます。 相手からの質問事項が多岐にわたる場合や、複数人に共有する必要がある場合などに効果的です。

「インライン」ってどういう意味？

IT用語としての「インライン」は「その場に埋め込む」ということを指します。メールに限らず、チャットなどの他のツールでも使われる言葉です。

インラインを使うメリット

返信内容がわかりやすくなる

相手からの質問内容と回答を対応させることで、読み手が回答内容を理解しやすくなります。

＜例＞ ＞ミーティングの日程ですが、〇月×日（△）でよろしいでしょうか。
はい、問題ございません。

＞以下、都合の良い時間をご回答ください。
＞10：00～11：00
＞11：00～12：00
＞14：00～15：00

11：00～12：00でお願いいたします。

特に、複数の質問事項に回答する必要がある場合に効果が発揮できます。

回答漏れを減らせる

相手から送られてきたメール本文に直接回答を書き込むため、質問の見落としや回答を忘れることを防止することができます。

情報の共有がしやすい

質問内容と回答が一度に見られるため、メールのやり取りを複数人で共有しても理解しやすいメールになります。

回答のみのメールだと、共有アドレスを使用している場合や社内共有する際などに質問内容を確認する手間がかかります。しかし、インラインを使用した返信の場合は、そうした共有の際にも質問者以外の第三者に伝わりやすくなります。このように複数人に共有する必要がある内容の場合に効果的です。

インラインを使うデメリット

メールが長くなる

インライン返信が繰り返されるとメールが長文になるため、かえって内容が分かりづらくなることがあります。

＜例＞
＞＞＞日程のご希望がございましたらご提示ください
＞＞以下に対応可能な日程を記載いたします
＞＞〇月×日　〇時～△時
＞＞　　△日　〇時～△時
＞＞　　　　　△時～×時
＞ご提示いただきありがとうございます。
＞〇月△日　〇時～△時でお願いいたします。

承知いたしました。当日はよろしくお願いいたします。

このように返信が続きそうな際は、引用する部分を選んだり、要約したりするなどの工夫が必要です。

不快に感じる人もいる

インラインでのメール返信について、「返信が機械的で冷たく感じられる」や「簡潔な文章が手抜きに感じる」などの理由で不快に思う方もいます。 　インラインはビジネスメールでよく使われる方法ではありますが、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

インラインのマナー

初めに一言添える

インラインを使用する際は、「インラインにて失礼いたします。」といったようなお断りの一文を添えましょう。インラインを不快に思う方もいるため、冒頭にこのような一文を入れると相手との円滑なコミュニケーションにつながります。

引用文を明確に

相手の文面から引用する際は記号で示すなどして明確に示しましょう。 　一般的には「＜」「＞」といった記号が使われます。

誤字脱字はそのままに

引用したい文面に誤字や脱字があったとしても、そのまま引用しましょう。 　修正してしまうと質問者側の質問の意図と回答が逸れてしまう可能性が考えられます。

インラインの使い方

Outlookでのやり方

また、以下の方法では自動的に返信するメールに「＞」をつける設定を行うことも可能です。

HTMLメールの場合、左端にインデント記号（＞）ではなく青い棒線が付きます。HTMLメールでもインライン返信を使用することができます。ただし、受信者のメールクライアントによっては表示が異なる場合があるため、必要に応じてテキストメールでの受信設定を検討しましょう。

Gmailでのやり方（引用）

インラインでの返信例

株式会社○○
○○ 様

お世話になっております。
△△株式会社 △△です。

お問い合わせいただいた質問をインラインの回答にて失礼いたします。

＞ミーティングの日程ですが、〇月×日（△）でよろしいでしょうか。
はい、問題ございません。

＞以下、都合の良い時間をご回答ください。
＞10：00～11：00
＞11：00～12：00
＞14：00～15：00
11：00～12：00でお願いいたします。

＞ミーティングで投影する資料を事前にお送りいただくことは可能でしょうか。
承知いたしました。

こちらに添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

このようにインラインを使用すると、質問項目ごとに回答し理解しやすい文面を作成することが可能です。 また、メールの内容自体が簡潔になるため、読み手にとっても読みやすい文章になります。

まとめ

インラインを使ったメール返信は、質問に明確に答えたい際などに用いられる優れた手段です。 質問内容と回答を対応させることで、読み手に伝わりやすく、また複数人での共有の際にも向いています。

しかし、インラインでの返信を失礼に感じる人や、使い方を誤るとかえってわかりにくくなる点も注意が必要です。 相手にメールの内容を伝わりやすくするための手法であるという意識を忘れずに、インラインメールを活用してきましょう。